为什么文档管理是高效 IP 管理的无名英雄

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随着 IP 管理系统采用越来越先进的技术，一个系统中可以组织的内容越来越多。然而，在为您的组织选择合适的 IPMS 时，掌握正确的文档管理基础知识非常重要。了解我们的 Equinox IP 管理软件中的便捷功能，这些功能可帮助客户有效地管理文档。

随着公司逐渐告别过去的纸质和电子表格系统，选择合适的基于网络的知识产权管理系统 (IPMS) 可能变得很棘手。您的 IPMS 必须具有创新性，以便帮助您的组织适应未来发展；但是，它还需要正确掌握基本要素 — 而文档管理就是这些关键要素之一。

有效文档管理的无名作用

IP 专业人士每天都依赖文档管理工具，因此提高效率的潜在好处不容低估。

经过多年的 IP 管理经验，您可能已经找到了解决当前工具限制的方法。但如果有可能引入所需的改进，情况会怎样？

我们的 Equinox IP管理软件包含许多方便的功能，可以让用户尽可能顺畅地进行文档管理。

按你的方式组织

可定制的文件夹系统
从基础开始，您可以使用方便的文件夹系统整理文档，更改文件夹标题以适应您的工作方式。例如，您可以使用传入和传出文件夹来一目了然，按文件类型组织，甚至可以更改标题以匹配您的团队在案件中使用的语言。
直接更改文档
在您选择的 Equinox IP管理软件中，您可以查看、编辑、更新和替换文档文件。您所做的任何更改都会被记录下来，以便全面查看，并且您可以在需要时恢复到以前的版本。
查找您需要的文件
有效文档管理的另一个方面是能够轻松找到所需的文件。使用全局搜索栏，您可以从系统中的任何位置快速找到特定文档。或者，您可以前往相关案例并在那里搜索文档。

集中处理客户信件

由于大量客户通信都通过电子邮件进行组织，您选择的 IPMS 必须能够简化和集中电子邮件归档。我们的 Equinox IP管理软件包含多种选项，可用于在您的系统中保存电子邮件。

邮箱集成
我们最受欢迎的工具是邮箱集成。这些允许您“保存到事项”，或者换句话说，选择要发送到案件的内容。使用案件编号，您的电子邮件将被定向到 IPMS 中的相关案件，这意味着每当您发送或接收与案件相关的电子邮件时，它都会自动与所有其他案件文档一起存储，从而节省您的时间并最大限度地降低电子邮件未添加到您的记录中的可能性。
自动转发电子邮件
作为邮箱集成的替代方案，您可以设置电子邮件以自动转发到您的 Equinox IPMS。或者，如果您愿意，您可以单独选择需要发送到您的系统的信件。
自动保存发票
另一个流行的选择是设置发票自动保存功能，以便在将每张发票发送给客户时，其副本都会保存到案件中。
手动选项
始终都有手动选项可用。使用简单的“拖放”方法，或从文件资源管理器将文件上传到您的 Equinox IPMS。

促进合作

分配文件
我们的 Equinox IP管理软件可让您与团队轻松协作。当案件文件可供同事处理时，您可以将其分配给同事。他们会自动收到通知，告知他们该文件需要他们处理，并在仪表板上将其视为一项任务。或者，如果您只是想让某人知道某个文件，您可以将其标记为供他们参考。这意味着他们会看到该文件，而无需提示他们处理它。
结账功能
当多个团队成员处理一个案件时，您希望文档得到准确编辑，更改得到有效跟踪，从而确保安心。如果您使用 Equinox IPMS 中的签出功能，这将确保文档只能由签出人员编辑，直到再次签入。作为另一层保护，您的团队编辑的每个文档版本都保存在您的 Equinox IPMS 中，因此您可以根据需要恢复到以前的版本。
仪表板和报告
我们的 Equinox IP管理软件提供多种选项，确保轻松查看未读或未完成的文档。标准方法是检查系统中的通知。一种流行的选择是生成一份为您收集此信息的报告，您可以安排定期通过电子邮件发送给您。另一种可能性是在您的仪表板上创建一个小部件，以查看任何标记为需要您注意的文档。这意味着您可以一目了然地看到您的未完成工作，而无需离开您的 Equinox IPMS。

与客户共享文档

确保您的客户（或内部业务部门）可以访问他们需要的信息有助于您与他们建立值得信赖的专业关系。

我们的客户访问门户是一款非常受欢迎的工具，可让客户安全、独立地访问其 IP 组合的信息。利用广泛的偏好选项，您可以设置门户视图以显示您想要的尽可能多的信息。它甚至可以因客户而异！

当您分配案件文件供客户访问或批量解锁选定案件时，客户访问门户中会提供这些文件供客户访问。在您继续为他们管理知识产权资产时，这也是一个方便他们安全上传和下载报告和信息的空间。

客户访问门户旨在提升客户体验。虽然它可能无法完全消除会议和电子邮件的需求，但它可以作为客户随时可用的自助服务选项，减轻团队的压力。

追踪 PTO 通知

让您的案件与官方办公室更新保持一致至关重要，我们一直在努力提供强大、易于使用的解决方案来简化这项任务。

我们的 Equinox IP管理软件具有与官方办公室的众多集成功能。您可以使用我们强大的数据导入和比较工具接收来自全球 PTO 的自动更新，并添加 EPO 和 USPTO 邮箱集成，以便将欧洲专利局 (EPO) 和美国专利商标局 (USPTO) 通信直接发送到您的 Equinox IPMS。这些类型的集成在我们的用户中非常受欢迎。

享受无忧的文档管理

我们的 Equinox IP管理软件配备了经过深思熟虑的工具，可帮助您保持井然有序、自动保存通信、协同工作并改善所有利益相关者的体验，它可能就是您所期待的 IPMS。

通过阅读我们的文章“ 连接、集成、优化：影响知识产权软件的三大趋势”来探索各种可能性，探索我们的 Equinox IP管理软件套件，或联系我们的主题专家获得专门支持。