如何选择 IPMS

选择 IP 管理系统对于任何组织来说都是一项重大决策。所选软件不仅需要满足您的所有要求，而且在将敏感数据委托给外部组织时，确保其安全至关重要。Questel 旗下公司 Equinox 的董事总经理 Sam Nicholson 分享了比较 IP 管理系统时的六个关键问题。

1. 入门有多容易？

采用新的知识产权管理系统 (IPMS) 可能很困难。您的组织将花费数年时间将其流程完善为运转良好的机器，而引入新软件可能会带来新的复杂性和问题。最好的软件提供商将指导您以最少的麻烦完成入职流程，使采用尽可能简单。

您的 IPMS 供应商应该能够响应您的需求并满足您的特定要求，包括根据您的流程定制系统。最好的供应商会解释他们的软件如何适应您今天的运营方式——更重要的是，它如何增强您的实践。不要满足于“一刀切”的方法。

当您需要使用所选系统时，软件提供商应尽可能使流程清晰易懂。在上线之前，您应该会收到有关系统的全面指导，以便您和您的团队从第一天起就对如何充分利用软件充满信心。

Questel 友好的入职团队为用户提供全程支持，从首次演示所选的Equinox IP管理软件到数据迁移和培训，支持不止于此。新用户还可以随时联系我们的帮助台，获得快速、便捷的支持。

2. 系统维护得如何？

有些软件公司多年不发布更新，导致用户系统运行缓慢且存在漏洞。更新可以消除错误，让您的软件运行顺畅。没有更新，您将会遇到问题。

在探索市场上 IPMS 解决方案的范围时，请询问他们的软件更新频率，并确定其开发团队的质量。优秀的开发团队会尽快让用户使用其软件的最新版本，并传达这些变化将如何使他们的组织受益。

Questel 开发团队大约每两周发布一次小更新，因此您可以放心，您始终使用的是最新版本。这些更新提供了新功能、错误修复和安全更新。更新良好的软件更安全，运行更好，所以不要满足于次要版本！

3. 您的数据有多安全？

安全是重中之重。当您的组织将任何数据存储在 IPMS 中时，它应该 100% 确信该系统中的所有内容都受到保护。无论数据存储在软件提供商处还是您组织自己的服务器上，它都应该是安全的，并为用户提供最大的可见性。

任何好的 IPMS 都会有一个全面的数据安全框架。考虑提供商将如何存储您的数据，包括专门针对数据管理和安全性的支持级别。可用性至关重要，因此也要询问正常运行时间。您不想在敏感时刻发现自己无法访问数据。

在 Questel，我们拥有专门的数据服务团队，负责数据传输和管理，以及一丝不苟的运营团队，确保实施最佳的软件安全措施。拥有具有特定专业知识的团队可以适当关注确保您的系统和数据的安全性和可用性。

4.您是否能获得专门支持？

如果您在使用系统或解决问题时需要帮助，您的团队必须确信能够获得及时支持。IP 管理具有时效性，需要快速采取行动，因此如果在不合时宜的时刻出现问题，IPMS 用户必须能够依靠快速解决方案来确保其投资组合保持正轨。

请仔细考虑 IPMS 提供商支持团队的质量。在您需要时是否能获得支持？他们能多快回复您的查询？最强大的软件公司拥有专门的服务台，可以尽快回复您并帮助您解决问题。

我们专门的服务台团队是 Equinox 各方面问题的专家。他们会快速处理您的问题，并与我们更广泛的团队合作解决您的问题。此外，我们还提供多媒体帮助中心，其中包含大量您可以独立访问的文档和视频目录，让您可以配置系统并按照自己的节奏学习。

5. 软件会支持您的成长吗？

全球知识产权格局瞬息万变，IPMS 需要紧跟这些发展趋势，为所有用户提供支持。选择能够提供以下服务的 IPMS 提供商：

• 响应知识产权法律更新

IP 管理系统依赖于预设的工作流程，这些工作流程可使您的流程与不同的司法管辖区要求保持一致（有时称为法律文件）。它们通过在任务需要注意时提醒您来帮助您完成 IP 管理流程，因此必须根据立法发展定期审查和更新，以确保案件在系统内得到妥善处理。

强大的 IPMS 供应商会密切关注立法发展并尽快向用户发布更新。这表明他们的系统得到定期维护，并为用户提供重要的全球法律资源。

Questel 拥有一支专门的知识产权服务团队，随时掌握国际知识产权法的最新动态。当某个国家/地区更改其规则时，我们的用户会通过定期新闻通讯收到通知。当这些规则生效时，他们还可以更新其预设流程，以确保他们的案件符合法律规定。这减轻了您的团队的工作量，使他们可以专注于管理您的知识产权组合。

• 创新发展

具有前瞻性的开发团队会提前预测用户的需求。当新法律或新做法生效时，您的软件提供商应该已经预见到这种变化，并提前更新系统以适应变化并避免延误。

例如，当单一专利制度于 2023 年 6 月生效时，Equinox 已经具备允许用户管理其案件的功能，并具有内置的退出功能。

在选择 IPMS 时，请考虑提供商如何应对行业变化。提供商会预测您的需求吗？寻找强大的开发经验和创新方法，以确保对软件寿命的信心。

• 可扩展性

当您的产品组合扩大或您获得新团队成员时，您的 IPMS 应该与您一起扩展。一些软件提供商限制组织可以在系统上维护的用户数量，这使得业务增长时很难实现。因此，组织应该谨慎选择能够与其增长同步而不是逆其发展而行的供应商；IPMS 应该愿意并且能够帮助公司成长。

“我们选择 Questel 的 Equinox 系统作为模块化 IPMS 是正确的选择，它让我们能够随着公司快速发展而提高复杂性和精密性。使用Equinox Law Firm使我们能够设置可扩展的工作流程，同时在我们公司最初较小的规模下也能运行。”
David Müller-Wiesner，商标和专利律师，GLMR 股东

Questel 的 Equinox 软件具有完全可扩展性。我们的 IPMS 不仅能随着您组织的发展而与您保持同步，还能帮助您继续发展。许多用户在招聘新员工和赢得新客户时都看到了无缝过渡。

6. 该系统的适应性和可访问性如何？

您花费了数年时间完善您的 IP 管理流程，您的软件应该能够满足您的需求。更重要的是，它应该能够增强您的能力并最大化您的影响力。为确保您做出最佳选择，请注意以下事项：

• 强大的配置选项

每位 IP 专业人士的运作方式都有所不同，细化到流程中使用的术语，再到与客户或领导层沟通的方式，都存在差异。您的组织与其他组织不同，那么为什么要采用统一的方法呢？

采用 IPMS 时，请选择适合并能增强您现有流程的 IPMS，而不是强迫您的团队去适应。

Questel 的 Equinox 软件旨在增强您已使用的流程。作为入职流程的一部分，我们会花时间考虑组织已经如何运作，并探索如何配置系统以增强其流程。这通过帮助从我们广泛的目录中选择和上传预设流程来完成，并且可以扩展到更改系统界面中使用的术语等细节。您的 IPMS 应进行尽可能多的更改以适应并增强您的实践。

• 软件集成

从电子邮件到发票，知识产权专业人士依靠各种软件系统来完成工作。他们选择的 IPMS 应与这些系统无缝集成，以尽可能简化案件处理。我们的 Equinox 软件集成了多种功能。

Microsoft Office 插件允许您创建、编辑和保存模板和原始文档到您的系统中，所有内容都以对应的大小写保存。我们还提供方便的电子邮件集成，让您可以轻松创建模板电子邮件并自动发送通知。您还可以集成您流行的财务和会计服务，包括 Xero、Sage 和 Billtrader，以进行管理。

同样重要的是，我们的 Equinox IPMS 还可以与大量 IP 管理专用服务无缝协作，包括用于专利续展、 商标续展、商标清关和监视软件、专利数据和 IP 服务门户的专用连接器。

• 可访问性和可用性

IPMS 应该易于使用，并且可从任何地方使用。基于云且可通过浏览器访问的系统是最佳选择，因为它可以通过各种设备访问，并且不需要耗时的软件下载。这可以帮助您的团队更快地访问系统并在需要时保持响应。对于在家工作来说，它也简单得多，因为您无需担心远程桌面。

软件界面应易于理解且清晰易用。与其他因素相比，软件的现代、清晰和明快的设计似乎不是主要考虑因素，但当您和您的同事每天使用 IPMS 时，确保软件操作简单是必须的。

选择 IPMS 时要记住的关键事项

最好采用可以配置和调整以适应您的工作方式的 IP 管理系统。您的组织花费了数年时间来磨练其 IP 管理实践、方法和方式。您的 IPMS 应该可以增强您的工作方式，而不是强迫您的团队采用千篇一律的系统。

随着您的成长，您选择的 IPMS 也应与您一起成长。考虑您使用该软件的时间；如果您聘请新员工或新客户，您应该确信您所依赖的软件已准备就绪并愿意支持和加速您的成功。

您的 IPMS 提供商应了解行业动态并预测您的需求。您应该确信您的软件与您运营所在的每个司法管辖区保持一致，并定期更新系统及其预设流程。随着法律技术的发展越来越一体化，您的 IPMS 需要遵循这一轨迹，并尽可能多地与您使用的其他服务进行集成。

总体而言，选择 IPMS 的最佳方式是考虑从您第一次接触系统到需要支持时使用该软件的体验质量。选择一家从第一天起就让您对其服务充满信心的提供商。

如需进一步了解我们的 Equinox IP管理软件，请下载我们的电子书《 IP 管理技术的三大关键趋势》。如需讨论我们的直观系统如何为您的组织服务，请立即安排与我们的主题专家通话。