문서 관리가 효율적인 IP 관리의 숨겨진 영웅인 이유

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IP 관리 시스템이 점점 더 진보된 기술을 활용함에 따라 하나의 시스템에서 정리할 수 있는 것이 훨씬 더 많아졌습니다. 그러나 조직에 적합한 IPMS를 선택할 때는 문서 관리의 기본 사항을 올바르게 파악하는 것이 중요합니다. 클라이언트가 문서를 효과적으로 관리할 수 있도록 하는 Equinox IP 관리 소프트웨어의 편리한 기능을 알아보세요.

기업들이 과거의 종이와 스프레드시트 시스템에 마지막 작별 인사를 하는 가운데, 올바른 웹 기반 IP 관리 시스템(IPMS)을 선택하는 것은 까다로울 수 있습니다. 귀하의 IPMS는 조직의 미래를 보호하는 데 도움이 되도록 혁신적이어야 하지만, 또한 기본 요소를 올바르게 구현해야 하며, 문서 관리가 이러한 중요한 요소 중 하나입니다.

효과적인 문서 관리의 숨겨진 역할

IP 전문가들은 매일 업무에 문서 관리 도구를 활용하기 때문에 효율성이 향상될 수 있는 잠재적 이점을 과소평가할 수 없습니다.

IP 관리 분야에서 수년간의 경험을 쌓은 당신은 현재 도구의 제한을 해결할 방법을 찾았을 것입니다. 하지만 필요한 개선 사항을 도입할 수 있다면 어떨까요?

당사의 Equinox IP 관리 소프트웨어 사용자의 문서 관리를 최대한 원활하게 만들어 주는 여러 가지 편리한 기능을 포함하고 있습니다.

당신의 길을 정리하세요

사용자 정의 가능한 폴더 시스템
기본 사항부터 시작하여 편리한 폴더 시스템을 사용하여 문서를 정리하고, 작업 방식에 맞게 폴더 제목을 변경할 수 있습니다. 예를 들어, 한눈에 보기 쉽게 수신 및 발신 폴더를 사용하거나, 파일 유형별로 정리하거나, 심지어 팀에서 사례에 사용하는 언어에 맞게 제목을 변경할 수도 있습니다.
문서를 직접 변경하세요
선택한 Equinox IP 관리 소프트웨어 에서 문서 파일을 보고, 편집하고, 업데이트하고, 바꿀 수 있습니다. 변경한 내용은 모두 기록되어 전체 가시성을 확보할 수 있으며 필요한 경우 이전 버전으로 되돌릴 수 있습니다.
필요한 문서를 찾으세요
효과적인 문서 관리의 또 다른 측면은 필요한 파일을 쉽게 찾을 수 있는 능력입니다. 글로벌 검색 창을 사용하면 시스템의 어느 곳에서나 특정 문서를 빠르게 찾을 수 있습니다. 또는 관련 사례로 이동하여 해당 문서를 검색할 수 있습니다.

고객과의 소통을 중앙화하세요

이메일로 정리된 고객 서신이 너무 많기 때문에 선택한 IPMS는 이메일 보관을 간소화하고 중앙 집중화할 수 있어야 합니다. Equinox IP 관리 소프트웨어 에는 시스템에 이메일을 저장하기 위한 수많은 옵션이 포함되어 있습니다.

사서함 통합
가장 인기 있는 도구는 사서함 통합입니다. 이를 통해 "중요한 내용에 저장"하거나, 다른 말로 하면 사건에 보낼 내용을 선택할 수 있습니다. 사건 번호를 사용하면 이메일이 IPMS의 관련 사건으로 전송되므로 사건과 관련된 이메일을 보내거나 받을 때마다 다른 모든 사건 문서와 함께 자동으로 저장되어 시간을 절약하고 이메일이 기록에 추가되지 않을 가능성을 최소화할 수 있습니다.
자동 전달 이메일
사서함 통합의 대안으로, 이메일이 Equinox IPMS로 자동 전달되도록 설정할 수 있습니다. 또는 원하는 경우, 어떤 서신을 귀하의 시스템으로 보내야 하는지 개별적으로 선택할 수 있습니다.
자동 저장 송장
또 다른 인기 있는 옵션은 송장에 대한 자동 저장을 설정해서 클라이언트에게 보낼 때 각 송장의 사본이 해당 사례에 저장되도록 하는 것입니다.
수동 옵션
항상 수동 옵션도 사용할 수 있습니다. 간단한 "드래그 앤 드롭" 방법을 사용하거나 파일 탐색기에서 Equinox IPMS에 파일을 업로드하세요.

협업을 강화하세요

문서 할당
Equinox IP 관리 소프트웨어 는 팀과의 협업을 간편하게 해줍니다. 처리할 준비가 되면 동료에게 케이스 문서를 할당하여 처리할 수 있습니다. 동료는 자동으로 문서가 자신의 주의를 끌 것이라는 알림을 받고 대시보드에서 작업으로 볼 수 있습니다. 또는 누군가가 문서를 단순히 알게 하려는 경우 해당 문서를 정보로 표시할 수 있습니다. 즉, 처리하라는 메시지가 표시되지 않고도 문서를 볼 수 있습니다.
체크아웃 기능
여러 팀원이 케이스를 작업하는 경우 문서가 정확하게 편집되고 변경 사항이 효과적으로 추적된다는 안도감을 원합니다. Equinox IPMS에서 체크아웃 기능을 사용하면 문서를 체크아웃한 사람만 편집할 수 있으며, 다시 체크인할 때까지 편집할 수 있습니다. 또 다른 보호 계층으로, 팀에서 편집한 문서의 모든 버전은 Equinox IPMS에 저장되므로 필요한 경우 이전 버전으로 되돌릴 수 있습니다.
대시보드 및 보고
Equinox IP 관리 소프트웨어 는 읽지 않거나 미처리 문서를 쉽게 볼 수 있도록 여러 옵션을 제공합니다. 표준적인 방법은 시스템에서 알림을 확인하는 것입니다. 인기 있는 옵션은 정기적으로 이메일로 전송되도록 예약할 수 있는 이 정보를 수집하는 보고서를 생성하는 것입니다. 또 다른 방법은 대시보드에 위젯을 만들어 주의를 끌기 위해 표시된 모든 문서를 끌어오는 것입니다. 즉, Equinox IPMS를 벗어나지 않고도 미처리 작업을 한눈에 볼 수 있습니다.

클라이언트와 문서 공유

고객(또는 내부 사업부)이 필요한 정보에 접근할 수 있도록 하면 고객과 신뢰할 수 있고 전문적인 관계를 구축하는 데 도움이 됩니다.

당사의 클라이언트 액세스 포털은 클라이언트가 IP 포트폴리오에 대한 정보에 안전하고 독립적으로 액세스할 수 있게 해주는 대단히 인기 있는 도구입니다. 광범위한 기본 설정 옵션을 활용하여 포털 뷰를 원하는 만큼 많은 정보나 적은 정보를 표시하도록 설정할 수 있습니다. 클라이언트마다 다를 수도 있습니다!

클라이언트 액세스를 위해 사례 문서를 할당하거나, 선택한 사례를 대량으로 잠금 해제하면 클라이언트 액세스 포털에서 액세스할 수 있습니다. 또한 IP 자산을 계속 관리하는 동안 보고서와 정보를 안전하게 업로드하고 다운로드할 수 있는 편리한 공간이기도 합니다.

클라이언트 액세스 포털은 클라이언트 경험을 향상하도록 설계되었습니다. 회의와 이메일의 필요성을 완전히 없애지는 못하지만, 클라이언트를 위한 즉시 사용 가능한 셀프 서비스 옵션으로 작용하여 팀의 부담을 약간 덜어줄 수 있습니다.

PTO 알림 추적

공식적인 사무실 업데이트에 따라 사건을 처리하는 것이 가장 중요하며, 당사는 이 작업을 단순화하는 강력하면서도 사용하기 쉬운 솔루션을 제공하기 위해 열심히 노력해 왔습니다.

당사의 Equinox IP 관리 소프트웨어 공식 사무소와 수많은 통합을 제공합니다. 당사의 강력한 데이터 가져오기 및 비교 도구를 사용하여 글로벌 PTO에서 자동 업데이트를 받을 수 있으며, EPO 및 USPTO 사서함 통합을 추가하여 유럽 특허청(EPO) 및 미국 특허 및 상표청(USPTO) 통신을 Equinox IPMS로 직접 받을 수 있습니다. 이러한 유형의 통합은 당사 사용자에게 매우 인기가 많았습니다.

번거로움 없는 문서 관리를 즐기세요

체계적으로 업무를 정리하고, 서신을 자동으로 저장하고, 협업적으로 작업하고, 모든 이해관계자의 경험을 개선하는 데 도움이 되는 신중하게 고안된 도구가 가득한 Equinox IP 관리 소프트웨어 바로 여러분이 기다리던 IPMS일 수 있습니다.

' 연결, 통합, 최적화: 지적 재산권 소프트웨어에 영향을 미치는 세 가지 트렌드 ' 라는 기사를 읽고 가능성을 알아보고 , Equinox IP 관리 소프트웨어 제품군을 살펴보거나 , 전담 지원을 위해 해당 분야 전문가 에게 문의하세요 .