연방 증거법 902 지침: 소송 수집 지뢰밭을 피하는 방법

원본 doeLEGAL 소스 - 2020, 작성자: Adam Bowers, JD.
2023년 4월 25일 개정

지난 몇 년 동안 FRE(연방 증거 규칙)에 대한 변경 사항이 발표되었습니다. 일부는 범위가 더 넓지만 다른 일부는 eDiscovery 프로세스에 더 극적인 효과를 생성합니다. 연방 증거법(Federal Rule of Evidence 902) 개정으로 인해 많은 기업체에서는 소송 데이터의 자체 수집을 계속 허용해야 하는지, 아니면 제3자 전문 서비스 제공업체를 고용하여 수집을 감독함으로써 위험과 노출을 피할 수 있는지 의문을 제기하게 되었습니다. 작업.

미국 기반 기업에 유리한 소식은 개정된 연방 증거 규칙 902가 법의학 수집 전문가를 요구하지 않는다는 것입니다. 그럼에도 불구하고 적절한 절차가 마련되고 준수되도록 하기 위해 외부 법률 추심 전문가의 전문 지식을 구하는 것을 고려해야 할 몇 가지 중요한 이유가 남아 있습니다.

개정된 연방 증거 규칙 902 소개

변호사는 고객의 ESI(전자 저장 정보)를 식별, 보존 및 수집하는 것을 이해하고 최적으로 참여해야 합니다. 오늘날 법원은 기술에 더욱 능숙하며 eDiscovery 수집 관행에 대한 무지를 덜 관대합니다. 본 논문은 마케팅의 관점이 아닌 변호사의 관점에서 DIY(Do It Yourself) 모델의 셀프 콜렉션 개요와 비용 편익 분석을 제공합니다. doeLEGAL과 Questel은 법의학 수집 회사가 아니기 때문에 여기에 중요한 차이점이 있습니다. 우리는 고객이 효과적인 결정을 내릴 수 있도록 고급 기술과 파트너를 사용하여 동급 최고의 데이터 수집 기술과 관행을 제공합니다. 그 목적은 기업 고객이 소송 중에 강력한 증거를 제시하기 위해 ESI 데이터를 수집하고 식별하는 방법을 둘러싼 문제를 정직하게 살펴보는 것입니다.

참고: 이 블로그는 법적 조언으로 간주되지 않습니다. 법적 조언이 필요한 경우, 주정부 공인 변호사와 상담하십시오. 그렇다면 Federal Rule of Evidence 902가 생생하게 가져온 변경 사항과 eDiscovery 컬렉션에 미치는 영향을 살펴보겠습니다.

직원이 법적 보존을 수행하고, 자신의 데이터를 관리하고, 자체 수집을 관리하도록 허용하는 것은 위험합니다.

eDiscovery 기술이 빠르게 발전함에 따라 기업은 인간이 소송 방정식에서 상당한 부분을 차지한다는 사실을 잊어버리고 잡초에 빠지곤 합니다. 과거의 한 사례는 직원들이 자신의 소송 데이터를 보존하도록 허용하는 데 상당한 비용이 소요된 사례입니다: GN Netcom, Inc. v. Plantronics, Inc. 클럽" – 현재는 "Plantronics"로 알려져 있습니다. 이 경우, 고위 경영진은 영업팀에게 해당 이메일 계정에 대한 회사의 법적 보존 조치와 직접적으로 모순되는 특정 이메일 및 기타 데이터를 삭제하라고 지시했습니다. 영업 관리자의 의도는 악의적인 것으로 보였고 델라웨어 연방 판사는 달갑지 않았습니다. 법원은 Plantronics에 300만 달러와 관련 수수료 및 비용을 제재했습니다. Plantronics는 소송에서 승리했지만 여전히 수백만 달러에 달하는 약탈 관련 비용을 부담해야 했습니다. "그들은 전투에서는 졌지만 전쟁에서는 승리했습니다." Plantronics 사례는 소송 데이터를 의도적으로 파기한 사례이지만, 직원이 자신의 데이터 보존이나 수집을 관리하도록 방치해서는 안 되는 덜 사악한 이유도 있습니다.

또 다른 주목할만한 사례는 의뢰인이 소송을 위해 자신의 문서를 수집하는 과정(일반적으로 "자기 수집"이라고 함)이 위험하고 특정 상황이 허용되지 않는 한 법원에서 일반적으로 눈살을 찌푸리는 이유를 보여주었습니다. 자가추심은 의뢰인의 최선의 이익과 사건의 완전성을 잠재적으로 위험에 빠뜨릴 수 있습니다. 실제로 한 판사는 EEOC v. M1 5100 Corp., d/b/a Jumbo Supermarket, Inc., Civil No. 19-cv-81320 (SD Fla. 2020년 7월 2일)에서 입증된 바와 같이 이러한 관행에 대해 깊은 우려를 표명했습니다. ).

고객이 소송을 위해 자신의 ESI를 수집할 때 관련된 법적, 윤리적 책임을 완전히 이해하지 못할 수도 있습니다. 이는 자기부죄 또는 이해 상충에 대한 우려로 인해 과잉 징수 또는 과소 징수와 같은 문제로 이어질 수 있습니다. 변호사는 고객의 자체 수집 및 생산 노력(FRCP 26(g)에서 요구하는 대로)을 인증해야 하기 때문에 자체 수집 관행을 피하도록 고객에게 지시해야 합니다. 자가 징수는 본질적으로 결함이 있는 것은 아니지만, 자가 징수는 종종 법적 절차에서 심각한 위험을 초래합니다.

자가수거란 무엇인가요?

보존과 수집의 개념을 너무 깊이 다루기 전에 가장 많이 사용되는 두 가지 방법을 사용하여 "관리자 자체 수집"을 정의해 보겠습니다. 하나는 IT가 실제 수집(ESI 수집)을 수행하는 동안 관리자가 데이터 보존, 검색 및 식별을 담당하는 경우입니다. 두 번째는 관리인이 자신의 데이터를 보존, 검색, 식별 및 수집할 책임이 있는 경우입니다. 각 방법에는 동일한 과제와 위험이 많이 있지만 비즈니스에서는 첫 번째 방법이 더 일반적이므로 이를 참조로 사용하겠습니다.

지난 웹캐스트 에서는 참석자의 62%가 관리인의 자기 보존과 관련된 훼손 위험에 대해 우려했습니다. 그러나 기업 자문을 대상으로 한 조사에 따르면 조직의 47%가 75% 이상의 시간 동안 관리인의 자기 보존에 의존했습니다. 그들이 옳다고 알고 있는 것과 옳은 일을 행하는 것 사이에는 명확한 구분이 존재합니다. 과도하게 수집하지 않는 방법을 모색할 때 명심해야 할 또 다른 사항은 보존에 대한 "모든 것을 수집"하는 접근 방식을 사용하는 것입니다. 이 관행은 비용 증가, 검토할 데이터의 양 증가, 잠재적 위험과 같은 명백한 문제를 야기합니다. 다른 법적 문제에서.

관리인 자체 수집의 위험성에 대한 추가 예는 Nat'l Day Laborer Org에서 나옵니다. v. 미국 이민세관집행국(Immigration and Customs Enforcement Agency) , 여러 기관의 정부 직원이 FOIA( 연방 증거 자유 정보법 ) 요청과 관련하여 데이터 수집을 시도했습니다. 전반적으로 감독이 부족했고 직원들은 자신의 이메일 계정을 검색하는 데 연방 증거 규칙을 적용했습니다. 그러나 몇몇 전직 직원은 이메일을 전혀 검색하지 않았으며 이로 인해 Scheindlin 판사는 당사자들에게 다시 만나 검색 기준과 절차를 공식화하도록 명령했습니다. Scheindlin은 명확한 식별 프로세스가 마련되어 있지 않으며 직원들에게 정상적인 업무 의무가 아닌 개인적으로 생성된 데이터를 식별하도록 지시했다고 지적했습니다. 가장 큰 문제 중 하나는 해당 공무원들이 자신의 관리 데이터가 어디에 저장되어 있는지조차 모르기 때문에 공유 드라이브만 검색했을 때 많은 기록이 완전히 간과되었다는 점이었습니다.

운동에 수천 시간과 수십만 달러를 소비했음에도 불구하고 법원은 "투명성은 실제로 비용이 많이 들지만 비밀의 장막 뒤에서 운영되는 민주주의에 드는 비용에 비하면 아무것도 아니다"라고 말했습니다. 법원은 관리인이 직접 징수하는 방식이 체계적이지 않고, 반복 가능하지 않으며, 방어할 수 없다는 이유로 오랫동안 반대해 왔습니다. Scheindlin 판사는 "대부분의 관리인은 효과적인 검색을 수행하기 위해 '신뢰'될 수 없습니다.[… 변호사는 누가 물리적 수집을 수행하는지에 관계없이 고객의 소송 데이터 보존 및 수집의 모든 측면에 참여해야 합니다. 그러나 새로운 연방 증거 규칙 902는 변호사 개입을 직접적으로 언급하지 않습니다.

델라웨어 주 법원이 감독 없이 직원 데이터를 자체 수집하는 것을 거의 전면적으로 금지했다는 점은 주목할 만합니다. Roffe v. Eagle Rock Energy GP, LP, et al, CA No. 5258-VCL (Del. Ch. 2010년 4월 8일)에서 Chancery 법원은 소송에서 작성될 문서의 당사자 자체 선택에 대해 다뤘습니다. “이건 만족스럽지 않아요. 변호사는 자신의 이메일 시스템을 검색하기 위해 고객에게 의존해서는 안됩니다. 수집이 제대로 이루어졌는지 확인할 변호사가 있어야 한다”고 말했다.

내 데이터는 어디로 갔나요?

소송 데이터를 과도하게 수집하는 것이 일반적인 경우가 많으며 , 우리는 그렇게 할 때 직면하게 되는 위험 중 일부를 이미 살펴보았습니다. 충분히 모으는 것은 과도하게 모으는 것과 다릅니다. Bunting Digital Forensics의 CEO인 Steve Bunting은 "언제 훼손 주장이 제기될지 알 수 없으며 모든 것을 미리 준비하면 앞으로 훨씬 더 나은 위치에 있게 될 것입니다."라고 말했습니다. 장치나 서버의 포렌식 이미지를 생성함으로써 나중에 필요할지 몰랐던 데이터를 캡처할 수도 있습니다. 예를 들어, 노트북을 이미징하면 " 연방 증거 규정 공간 "을 포함하여 전체 하드 드라이브가 절약됩니다. 너무 기술적이지 않으면서도 연방 증거 규칙 공간은 삭제된 항목이나 파일 조각이 포함된 드라이브의 일부입니다. 누군가 파일을 삭제하면 장치는 파일을 여러 조각으로 나누어 하드 드라이브의 연방 증거 규칙 공간으로 보냅니다. 숙련된 법의학 전문가는 이 연방 증거 규칙 공간에서 ESI를 검색하고 재구성할 수 있으며, 이는 상대 변호사가 귀하의 고객을 고의적이거나 부주의한 침해로 비난하는 경우 중요할 수 있습니다.

그렇다면 자기 수집 문제에 관한 결론은 무엇입니까? 정말 간단합니다. 대부분의 직원은 무엇을 수집해야 하는지, 어디서 수집해야 하는지 이해하지 못합니다. 여기서 법의학 수집 전문가는 모든 관리 장치(사무실, 모바일 및 개인), 제3자 데이터 호스팅(이메일, 소셜 미디어, 판매 플랫폼, 등), 내부 및 외부 저장 위치. 이러한 시각적 묘사는 쉽게 이해하고 실행할 수 있는 데이터에 대한 "보물 지도"를 제공하므로 자가 수집 중에 도움이 될 수 있습니다.

합리적인 변호사는 인적 요소를 고려하고 의도적인 데이터 삭제 및 고객 직원의 부진을 포함한 위험으로부터 보호해야 합니다.

연방 증거 규칙 902: 이 과정에서 변호사의 역할은 무엇입니까?

이 백서에서는 법적 보존 프로세스를 다루지는 않지만 수집 프로세스에서 나타나는 식별 및 감독을 포함하여 수집과 동일한 많은 문제가 관련됩니다. 간단히 말해서, 보존되지 않은 것을 수집하는 것은 불가능하고, 확인되지 않은 것을 보존하는 것도 마찬가지로 불가능합니다. 위험이 너무 크기 때문에 보존 및 적절한 수집 관행에 대한 책임은 변호사에게 있습니다. 이러한 추가된 책임으로 인해 소송 전 과정에 걸쳐 참여하는 것은 고객의 최선의 이익을 보호하는 데 매우 중요합니다.

식별 절차 초기에 소송 변호사는 어떤 보관 데이터가 관련되어 있는지, 해당 데이터가 어디에 저장되어 있는지 주의 깊게 살펴야 합니다 . 첫째, 소송의 범위에 따라 해당 범위에 포함될 수 있는 모든 데이터를 보호해야 하는 변호사의 책임의 폭과 깊이가 결정됩니다. 이러한 관행은 현재 소송의 일부인 것으로 알고 있는 데이터에만 국한되지 않고 향후 소송의 일부가 될 수 있는 데이터까지 확장됩니다. 실제로 FRCP와 연방 증거 규칙은 변호사를 현재 또는 잠재적 미래 소송에 대한 소송 데이터의 수탁인으로 지정합니다.

이것이 자체 컬렉션과 어떤 관련이 있나요? 소송에 참여하는 변호사조차 어떤 데이터나 증거가 관련성이 있을지 항상 알 수 없기 때문에 ESI를 보유한 직원이 이러한 판단을 내릴 수 있다고 믿는 것은 무모합니다. 최선의 조치는 반대 변호사를 만나 가능한 한 많은 관련 ESI를 합리적으로 포착할 수 있는 법적 보존을 설계하는 것입니다. 여기에는 법적 보존 준수를 보장하기 위해 확인된 또는 잠재적인 관리인과의 예정된 회의가 포함될 수 있습니다.

ABA가 변호사가 고객의 기술 사용을 이해하도록 명시적으로 권장했다는 점을 지적하는 것이 중요합니다( 규칙 1.1 의견 8 ). 또한 대부분의 미국 주에서는 기술 역량을 전문가 행동 모델 규칙의 일부로 만들었습니다. 그러나 주에서 사용하는 일부 언어는 상당히 모호하며 과실을 피하는 것과 유사한 주의 기준을 나타냅니다.

해결해야 할 마지막 영역 중 하나는 " 관리 연속성 "입니다. 변호사는 소송 데이터의 식별 및 수집으로 시작하여 소송이 진행되는 동안 계속되는 적절하고 잘 문서화된 ESI 관리 연속성을 유지해야 합니다. 수집된 데이터에 대한 모든 변경은 변경 당시 해당 데이터를 통제하는 당사자까지 추적됩니다. 해시 값을 비교하는 것은 문서의 변경 여부를 빠르고 쉽게 식별하는 방법이지만 이는 메타데이터가 보존되고 수집되었음을 전제로 합니다. ESI를 다른 재판 증거와 마찬가지로 취급하십시오. 귀하의 노력에 대한 정확한 기록을 유지하려면 재판 증거의 수명주기를 알고 이해하는 것이 중요합니다.

연방 증거법 902에 대한 변호사 가이드의 결론 – 자기 수집 지뢰밭 방지

전문가를 고용하거나 내부 직원을 교육하여 법의학적으로 건전한 수집을 수행하기 위해 사전에 돈을 투자하면 소송 데이터 사용 및 검토와 관련된 향후 위험을 피할 수 있습니다. eDiscovery 프로젝트에서 가장 비용이 많이 드는 측면은 변호사나 법률 보조원이 수집된 ESI를 검토하는 데 소비하는 시간이라는 점을 염두에 두면 적절한 수집 관행에 투자하는 것이 비용 측면에서 정당하다는 것이 더욱 분명해집니다. 귀하의 팀이 연방 증거 규칙 902를 숙지하여 수정된 규칙을 준수하고 모든 사람의 최선의 이익을 보호할 수 있도록 고객에게 최상의 조언을 제공하십시오! 디지털 데이터 시대에 연방 증거법칙은 현재의 요구에 맞춰 계속 발전할 것입니다.

eDiscovery에는 인간적, 기술적, 법적, 윤리적 요소 등 많은 움직이는 부분이 있습니다. 회사가 적절한 법적 보존 및 추심 관행을 따르도록 함으로써 변호사는 침해에 대한 제재로부터 고객을 완벽하게 보호하고 소송 지원 및 검토 전문가가 소비하는 자원을 줄일 수 있습니다. 자체 수집의 DIY 모델을 따름으로써 절약할 수 있는 비용의 양이 무엇이든, 이는 확실히 소송 지원 전문가가 소비하는 추가 자원, 변호사 검토, 수집된 데이터를 인증하기 위해 재판 전문가를 고용해야 하는 필요성보다 더 클 것입니다.

최선의 방어는 소송에서 ESI의 동향과 요구 사항을 최신 상태로 유지하는 것입니다. 연방 증거법 902를 다루는 이 백서는 Questel이 합법적인 시장을 위해 추진하는 정보 공유 이니셔티브의 일부입니다. ESI 자체 추심에 참여해야 하는지 알아볼 때 "시간에 꿰매면 9번을 절약할 수 있습니다"라는 옛 영국 항해 속담을 생각해 보세요. 이는 오늘 적시에 노력하면 나중에 더 많은 작업을 방지할 수 있다는 의미를 느슨하게 의미하며 현대 소송에도 여전히 적용 가능합니다. 관행.

이 블로그에 공유된 정보에 대한 구체적인 조언이나 더 많은 통찰력을 얻으려면 전문가에게 문의하세요 .

Adam Bowers는 A Questel Company인 doeLEGAL의 전 직원입니다. Adam은 eDiscovery 전문가이자 LLM 후보자이며 전직 사업가이자 법률 회사와 변호사가 eDiscovery의 복잡한 세계를 헤쳐나갈 수 있도록 돕는 법률 기술 전문가입니다.