文書管理が効率的な IP 管理の陰の立役者である理由

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IP 管理システムはますます高度なテクノロジーを活用しており、1 つのシステムで整理できる内容が大幅に増えています。ただし、組織に適した IPMS を選択する際には、ドキュメント管理の基礎を正しく理解することが重要です。クライアントがドキュメントを効果的に管理できるようにする、Equinox IP 管理ソフトウェアの便利な機能をご確認ください。

企業が過去の紙とスプレッドシートのシステムに別れを告げる中、適切な Web ベースの IP 管理システム (IPMS) を選択するのは困難です。IPMS は、組織の将来性を確保するために革新的でなければなりませんが、基本的な要素も正しく理解する必要があります。ドキュメント管理は、これらの重要な要素の 1 つです。

効果的な文書管理の知られざる役割

IP 専門家は毎日、文書管理ツールに依存しているため、効率性の向上による潜在的なメリットを過小評価することはできません。

IP 管理の長年の経験により、現在のツールの制限を回避する方法を見つけている可能性があります。しかし、必要な改善を導入できるとしたらどうでしょうか?

当社の Equinox IP管理ソフトウェアには、ユーザーにとってドキュメント管理を可能な限りスムーズにする便利な機能が多数含まれています。

自分流に整理する

カスタマイズ可能なフォルダーシステム
基本的なことから始め、便利なフォルダーシステムを使用してドキュメントを整理し、作業方法に合わせてフォルダーのタイトルを変更できます。たとえば、一目でわかるように受信フォルダーと送信フォルダーを使用したり、ファイルの種類別に整理したり、チームがケースで使用する言語に合わせてタイトルを変更したりすることもできます。
ドキュメントを直接変更する
選択した Equinox IP管理ソフトウェアから、ドキュメントファイルを表示、編集、更新、置換できます。変更内容はすべてログに記録され、完全に可視化されるため、必要に応じて以前のバージョンに戻すことができます。
必要な文書を見つける
効果的なドキュメント管理のもう 1 つの側面は、必要なファイルを簡単に見つけられることです。グローバル検索バーを使用すると、システム内のどこからでも特定のドキュメントをすばやく見つけることができます。または、関連するケースに移動して、そこでドキュメントを検索することもできます。

顧客とのやり取りを一元管理

顧客とのやり取りの多くが電子メールで管理されるため、選択した IPMS は電子メールのファイリングを簡素化し、一元化できる必要があります。当社の Equinox IP管理ソフトウェアには、システム内に電子メールを保存するためのさまざまなオプションが含まれています。

メールボックスの統合
弊社の最も人気のあるツールは、メールボックス統合です。これにより、「案件に保存」、つまり、ケースに送信する内容を選択できるようになります。ケース番号を使用すると、メールは IPMS 内の関連ケースに送信されます。つまり、ケースに関連するメールを送受信するたびに、他のすべてのケースドキュメントと一緒に自動的に保存されるため、時間を節約でき、メールが記録に追加されない可能性を最小限に抑えることができます。
メールの自動転送
メールボックス統合の代替として、メールを Equinox IPMS に自動的に転送するように設定できます。または、必要に応じて、システムに送信する必要がある通信を個別に選択することもできます。
請求書の自動保存
もう 1 つの一般的なオプションは、請求書の自動保存を設定して、請求書がクライアントに送信されたときに各請求書のコピーがケースに保存されるようにすることです。
手動オプション
手動オプションも常に利用可能です。シンプルな「ドラッグアンドドロップ」方式を使用するか、ファイルエクスプローラーから Equinox IPMS にファイルをアップロードします。

コラボレーションを促進

ドキュメントの割り当て
当社の Equinox IP管理ソフトウェアと、チームとの共同作業が簡単になります。同僚が処理する準備ができたら、ケースドキュメントを同僚に割り当てることができます。同僚には、そのドキュメントが自分の注意を喚起するものであることが自動的に通知され、ダッシュボードにタスクとして表示されます。または、誰かにドキュメントを知らせるだけの場合は、その人の情報としてマークすることができます。つまり、処理を促されることなく、その人にドキュメントが表示されます。
チェックアウト機能
複数のチームメンバーが 1 つのケースに取り組んでいる場合、ドキュメントが正確に編集され、変更が効果的に追跡されていることを確信する必要があります。Equinox IPMS のチェックアウト機能を使用すると、ドキュメントは再度チェックインされるまで、チェックアウトしたユーザーのみが編集できるようになります。もう 1 つの保護レイヤーとして、チームが編集したドキュメントのすべてのバージョンが Equinox IPMS に保存されるため、必要に応じて以前のバージョンに戻すことができます。
ダッシュボードとレポート
当社の Equinox IP管理ソフトウェアには、未読または未処理のドキュメントを簡単に確認できるオプションがいくつかあります。標準的な方法は、システムで通知を確認することです。人気のオプションは、この情報を収集するレポートを生成し、定期的に電子メールで送信されるようにスケジュール設定することです。もう 1 つの方法は、注意が必要なドキュメントを表示するウィジェットをダッシュボードに作成することです。これにより、Equinox IPMS を離れることなく、未処理の作業を一目で確認できます。

クライアントとのドキュメントの共有

顧客（または社内の事業部門）が必要な情報にアクセスできるようにすることで、顧客との信頼できるプロフェッショナルな関係を築くことができます。

当社のクライアントアクセスポータルは、クライアントが IP ポートフォリオの情報に安全かつ独立してアクセスできる、非常に人気の高いツールです。豊富な設定オプションを利用して、ポータルビューを設定して、必要な情報だけを表示したり、表示しなかったりすることができます。クライアントごとに異なる情報を表示することも可能です。

ケースドキュメントをクライアントアクセス用に割り当てたり、選択したケースのロックを一括解除したりすると、クライアントアクセスポータルでアクセスできるようになります。クライアントアクセスポータルは、クライアントに代わって IP 資産を管理しながら、レポートや情報を安全にアップロードおよびダウンロードするための便利なスペースでもあります。

クライアントアクセスポータルは、クライアントエクスペリエンスを向上させるために設計されています。会議やメールの必要性が完全になくなるわけではありませんが、クライアントがすぐに利用できるセルフサービスオプションとして機能することで、チームの負担を少し軽減できます。

PTO通知の追跡

ケースを公式のオフィス更新と一致させることは最も重要であり、当社はこのタスクを簡素化する強力で使いやすいソリューションを提供するために懸命に取り組んできました。

当社の Equinox IP管理ソフトウェアには、官庁との多数の統合機能があります。強力なデータインポートおよび比較ツールを使用して、世界中の PTO から自動更新を受信できます。また、EPO および USPTO メールボックス統合を追加して、欧州特許庁 (EPO) および米国特許商標庁 (USPTO) からの通信を Equinox IPMS に直接受信できます。このような統合は、ユーザーの間で非常に好評です。

手間のかからないドキュメント管理をお楽しみください

整理整頓、通信の自動保存、共同作業、すべての関係者のエクスペリエンスの向上に役立つ、慎重に考え抜かれたツールが満載の Equinox IP管理ソフトウェアは、まさにあなたが待ち望んでいた IPMS です。

弊社の記事「 接続、統合、最適化: 知的財産向けソフトウェアに影響を与える 3 つのトレンド」をお読みになり、可能性を発見してください。また、Equinox IP管理ソフトウェアスイートを探索するか、専用サポートについては弊社の専門家にお問い合わせください。