文書管理が効率的な IP 管理の陰の立役者である理由

• カスタマイズ可能なフォルダーシステム
  基本的なことから始め、便利なフォルダー システムを使用してドキュメントを整理し、作業方法に合わせてフォルダーのタイトルを変更できます。たとえば、一目でわかるように受信フォルダーと送信フォルダーを使用したり、ファイルの種類別に整理したり、チームがケースで使用する言語に合わせてタイトルを変更したりすることもできます。
  
• ドキュメントを直接変更する
  選択した Equinox IP管理ソフトウェアから、ドキュメント ファイルを表示、編集、更新、置換できます。変更内容はすべてログに記録され、完全に可視化されるため、必要に応じて以前のバージョンに戻すことができます。
  
• 必要な文書を見つける
  効果的なドキュメント管理のもう 1 つの側面は、必要なファイルを簡単に見つけられることです。グローバル検索バーを使用すると、システム内のどこからでも特定のドキュメントをすばやく見つけることができます。または、関連するケースに移動して、そこでドキュメントを検索することもできます。

• ドキュメントの割り当て
  当社の Equinox IP管理ソフトウェアと、チームとの共同作業が簡単になります。同僚が処理する準備ができたら、ケース ドキュメントを同僚に割り当てることができます。同僚には、そのドキュメントが自分の注意を喚起するものであることが自動的に通知され、ダッシュボードにタスクとして表示されます。または、誰かにドキュメントを知らせるだけの場合は、その人の情報としてマークすることができます。つまり、処理を促されることなく、その人にドキュメントが表示されます。
  
• チェックアウト機能
  複数のチーム メンバーが 1 つのケースに取り組んでいる場合、ドキュメントが正確に編集され、変更が効果的に追跡されていることを確信する必要があります。Equinox IPMS のチェックアウト機能を使用すると、ドキュメントは再度チェックインされるまで、チェックアウトしたユーザーのみが編集できるようになります。もう 1 つの保護レイヤーとして、チームが編集したドキュメントのすべてのバージョンが Equinox IPMS に保存されるため、必要に応じて以前のバージョンに戻すことができます。
  
• ダッシュボードとレポート
  当社の Equinox IP管理ソフトウェアには、未読または未処理のドキュメントを簡単に確認できるオプションがいくつかあります。標準的な方法は、システムで通知を確認することです。人気のオプションは、この情報を収集するレポートを生成し、定期的に電子メールで送信されるようにスケジュール設定することです。もう 1 つの方法は、注意が必要なドキュメントを表示するウィジェットをダッシュ​​ボードに作成することです。これにより、Equinox IPMS を離れることなく、未処理の作業を一目で確認できます。

ケースを公式のオフィス更新と一致させることは最も重要であり、当社はこのタスクを簡素化する強力で使いやすいソリューションを提供するために懸命に取り組んできました。

当社の Equinox IP管理ソフトウェアには、官庁との多数の統合機能があります。強力なデータ インポートおよび比較ツールを使用して、世界中の PTO から自動更新を受信できます。また、EPO および USPTO メールボックス統合を追加して、欧州特許庁 (EPO) および米国特許商標庁 (USPTO) からの通信を Equinox IPMS に直接受信できます。このような統合は、ユーザーの間で非常に好評です。