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期限を守り、顧客や社内の利害関係者を満足させ、その他多数の IP 管理タスクを管理する必要がある中で、新しい IP 管理システム (IPMS) に切り替えるのは大変なことのように思えるかもしれません。しかし、幸いなことに、それは想像するよりもはるかに簡単です、と Questel の子会社である Equinox の営業およびオンボーディング マネージャーである Grace Mallinson 氏は言います。彼女は、いつ、どこから始めればよいかを説明します。
大規模なソフトウェア変更に取り組むのは困難に思えるかもしれません。しかし、切り替えが早ければ早いほど、アップグレードされたソフトウェア ソリューションのメリットを早く享受でき、IP ポートフォリオの管理エクスペリエンスを向上させることができます。
IP ソフトウェアを切り替える適切な時期を判断する際に考慮すべき 4 つの一般的なトリガーと、変更が思ったよりも簡単である理由を以下に示します。
- 現在の IPMS では不十分です
新しい IP ポートフォリオ管理ソフトウェアに切り替える最適な時期を調査している場合、おそらく現在のソリューションに満足していないでしょう。
変更のきっかけが、システムが十分に効果的に機能していないことである場合、切り替えが早ければ早いほど、問題や障害を早く克服できることを考慮する価値があります。長年にわたり、私たちはクライアントから、以前のシステムで抱えていたさまざまな悩みについて聞いてきました。多忙な IP プロフェッショナルには、日々の作業負荷をサポートする IPMS システムが必要であり、邪魔になるようなシステムは必要ありません。 システムはあなたとともに成長も進化もしていない
IPMS は、組織の成長や変化に合わせて拡張する必要がありますが、残念ながら常にそうであるとは限りません。一部の IP テクノロジー プロバイダーでは、組織から新しいユーザーを追加したり、システムを通じて管理するクライアントやケースの数を増やしたりすることが困難であったり、コストがかかったりすることがあります。
変更のきっかけが IPMS の拡張性がない、または増加する作業負荷に適していないことである場合、成長を念頭に置いて設計されたシステムを選択してください。たとえば、当社はすべてのクライアントが潜在能力を発揮できるように Equinox IP管理ソフトウェアを開発しました。法律事務所を立ち上げる場合でも、既存のチームの成長を推進する場合でも、当社はお客様の成功を制限するのではなく、加速したいと考えています。
より高度で安全なシステムが必要です
IP 専門家が直面する可能性のあるもう 1 つの一般的な問題は、IP テクノロジー プロバイダーによる開発の遅れとシステム メンテナンスの不足です。IP 管理ソフトウェアを安全かつ効率的に稼働させるには、スムーズな稼働とデータの安全性を確保するために、定期的な開発アップデート (理想的には 2 週間ごと) が必要です。最新のソフトウェア機能にタイムリーにアクセスすることも、タスクをより迅速、簡単、効率的に処理するために重要です。
変更のきっかけがソフトウェアの機能が遅い、安全でない、または古くなっていることである場合、機能とセキュリティのアップデートをリリースする頻度に基づいてプロバイダーを絞り込むことを検討してください。適切なプロバイダーは、生産性の向上とデータのセキュリティの維持に役立ちます。
一年で最も忙しい時期ではない
予定がどんどん埋まっていくと、移行に最適な時期を特定するのが難しくなるかもしれません。プロセスを開始するのに間違った時期というものはありませんが、リソースへの要求を最小限に抑えるために、忙しい時期の合間に時間を割り当てるようにしてください。たとえば、予算設定や年次報告の締め切りが迫っていたり、主要人物が休暇中だったりすると、ソフトウェア変更の重要性を理解していても、その必要性に対処する時間やエネルギーがない可能性があります。
変更のきっかけがスケジュールに潜在的なギャップがあることを特定したことである場合は、その時間枠に従って成果を出してくれるテクノロジー プロバイダーと連携するようにしてください。優れた IPMS パートナーは、明確なオンボーディング スケジュールと現実的なプロジェクト タイムライン (あなたとあなたのチームに何が必要で、いつまでに完了する必要があるかを含む) を提供します。これにより、既存の期限や休日に合わせて計画を立てるのがはるかに簡単になります。
IP ソフトウェアの切り替えが思ったより簡単である理由
現在の IPMS に満足していない場合でも、おそらく長い間使用しているため、新しいものに変更するのは困難に思えるかもしれません。チームのトレーニングに時間 (ない) を割かなければならないと想定し、移行によってサービスが中断されるのではないかと心配するかもしれません。幸いなことに、そうする必要はありません。適切な IPMS パートナーは、オンボーディングと移行プロセスをガイドし、継続的なサポートを提供するフレンドリーな専門家へのアクセスを提供することで、移行を可能な限りシームレスかつ効率的にします。
たとえば、Questel は、組織や法律事務所に、Equinox IP管理ソフトウェアの経験豊富なオンボーディング チームへのアクセスを提供しています。専任の担当者が、最初のデモからシステム構成、トレーニングまで、オンボーディング プロセス全体にわたってお客様をガイドし、当社の熟練したデータ エンジニアがお客様のポートフォリオ データの移行を細心の注意を払って処理します。社内リソースへの要求を最小限に抑えることで、あらゆるタイプと規模の新しいクライアントがより迅速に開始できるように支援しており、多くの組織が、切り替えがいかにシンプルで簡単であったかに驚いています。
必要なときに利用できるサポート
新しいシステムを実際に運用する時には、すでに十分なトレーニングを受けているはずですが、サポートはそれだけではありません。当社のフレンドリーなサポート チームがあらゆるリクエストに対応します。また、マルチメディア ヘルプ センターには、必要なすべての機能を自分の時間とペースで説明するためのドキュメントやビデオが豊富に用意されています。
「すでにシステムのデモを行っていたので、追加のトレーニングなしでほとんどの機能を使用できることがわかっていました。機能についてさらに情報が必要なときはいつでも、ヘルプ センターで詳細なドキュメントを見つけることができました [...] リクエストした日に遅れることなく稼働を開始しました。」
今すぐプロセスを開始
現在お使いの IP ポートフォリオ管理ソフトウェアが機能していない場合は、変更する時期です。Equinox IPMS ツールとオンボーディング プロセス、およびチームの効率性向上に役立つ方法について詳細を知るには、今すぐ当社の専門家にお問い合わせください。
Grace Mallinson 氏は、Questel 社の Equinox で営業およびオンボーディング マネージャーを務めています。