Pourquoi la gestion des documents est le héros méconnu de la gestion efficace de la propriété intellectuelle

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Les systèmes de gestion de la propriété intellectuelle utilisent des technologies de plus en plus avancées, ce qui permet d'organiser bien plus de choses dans un seul système. Cependant, lors du choix du système de gestion de la propriété intellectuelle adapté à votre organisation, il est important de maîtriser les principes fondamentaux de la gestion des documents. Découvrez les fonctionnalités pratiques de notre logiciel de gestion de la propriété intellectuelle Equinox qui permettent aux clients de gérer efficacement leurs documents.

Alors que les entreprises disent adieu aux systèmes papier et tableurs du passé, il peut s'avérer difficile de choisir le bon système de gestion de la propriété intellectuelle (IPMS) basé sur le Web. Votre IPMS doit être innovant pour contribuer à la pérennité de votre organisation. Cependant, il doit également être doté des éléments fondamentaux appropriés, et la gestion des documents est l'un de ces éléments cruciaux.

Le rôle méconnu d’une gestion efficace des documents

Les professionnels de la propriété intellectuelle s’appuient sur des outils de gestion de documents chaque jour ouvrable. Les avantages potentiels d’une efficacité accrue ne peuvent donc pas être sous-estimés.

Après des années d'expérience dans la gestion de la propriété intellectuelle, vous avez probablement trouvé des moyens de contourner les restrictions de vos outils actuels. Mais que se passerait-il s'il était possible d'apporter les améliorations dont vous avez besoin ?

Notre Logiciel de gestion IP Equinox contient de nombreuses fonctionnalités pratiques qui rendent la gestion des documents aussi fluide que possible pour nos utilisateurs.

Le rôle méconnu d’une gestion efficace des documents

Organisez-vous à votre façon

Systèmes de dossiers personnalisables
En commençant par les bases, vous pouvez organiser vos documents à l'aide de systèmes de dossiers pratiques, en modifiant les titres de vos dossiers en fonction de votre façon de travailler. Par exemple, vous pouvez utiliser des dossiers entrants et sortants pour une meilleure visibilité, organiser par type de fichier ou même modifier les titres pour qu'ils correspondent à la langue utilisée par votre équipe sur un dossier.
Apporter des modifications directement aux documents
Depuis le Logiciel de gestion IP Equinox de votre choix, vous pouvez afficher, modifier, mettre à jour et remplacer les fichiers de documents. Toutes les modifications que vous apportez sont enregistrées pour une visibilité totale et vous pouvez revenir aux versions précédentes si nécessaire.
Trouvez les documents dont vous avez besoin
Un autre aspect d'une gestion efficace des documents est la possibilité de trouver facilement les fichiers dont vous avez besoin. Grâce à la barre de recherche globale, vous pouvez rapidement trouver un document spécifique depuis n'importe quel emplacement de votre système. Vous pouvez également vous rendre dans le dossier concerné et y rechercher un document.

Centraliser la correspondance client

Avec autant de correspondance client organisée par courrier électronique, votre système de gestion de propriété intellectuelle choisi doit être capable de simplifier et de centraliser le classement des courriers électroniques. Notre Logiciel de gestion IP Equinox comprend de nombreuses options pour enregistrer les courriers électroniques dans votre système.

Intégrations de boîtes aux lettres
Nos outils les plus populaires sont les intégrations de boîtes aux lettres. Elles vous permettent de « sauvegarder dans le dossier » ou, en d'autres termes, de choisir ce qui doit être envoyé à un dossier. À l'aide du numéro de dossier, vos e-mails sont dirigés vers le dossier concerné dans l'IPMS, ce qui signifie que chaque fois que vous envoyez ou recevez un e-mail lié à un dossier, il est automatiquement stocké avec tous les autres documents du dossier, ce qui vous fait gagner du temps et minimise le risque qu'un e-mail ne soit pas ajouté à vos dossiers.
Transfert automatique des e-mails
En guise d'alternative aux intégrations de boîtes mail, vous pouvez configurer vos e-mails pour qu'ils soient automatiquement transférés vers votre IPMS Equinox. Ou, si vous préférez, vous pouvez sélectionner individuellement la correspondance qui doit être envoyée à votre système.
Sauvegarde automatique des factures
Une autre option populaire consiste à configurer une sauvegarde automatique pour la facturation afin qu'une copie de chaque facture soit enregistrée dans le dossier lorsqu'elle est envoyée à un client.
Options manuelles
Des options manuelles sont également toujours disponibles. Utilisez la méthode simple du « glisser-déposer » ou téléchargez des fichiers sur votre IPMS Equinox à partir de votre explorateur de fichiers.

Stimuler la collaboration

Attribuer des documents
Notre Logiciel de gestion IP Equinox simplifie le travail collaboratif avec votre équipe. Vous pouvez attribuer des documents de dossier à l'attention d'un collègue lorsqu'ils sont prêts à être traités. Il sera automatiquement informé que le document est à son attention et le verra comme une tâche sur son tableau de bord. Ou, si vous souhaitez simplement que quelqu'un soit informé d'un document, vous pouvez le marquer pour son information. Cela signifie qu'il verra le document sans être invité à le traiter.
Fonctionnalité de paiement
Lorsque plusieurs membres de l'équipe travaillent sur un dossier, vous souhaitez avoir l'assurance que les documents sont modifiés avec précision et que les modifications sont suivies efficacement. Si vous utilisez la fonction d'extraction dans votre système IPMS Equinox, cela garantira que le document ne peut être modifié que par la personne qui l'a extrait, jusqu'à ce qu'il soit réenregistré. Comme autre couche de protection, chaque version d'un document modifié par votre équipe est enregistrée dans votre système IPMS Equinox, ce qui vous permet de revenir aux versions précédentes si nécessaire.
Tableaux de bord et rapports
Notre Logiciel de gestion IP Equinox propose plusieurs options pour garantir une visibilité aisée des documents non lus ou en attente. Une méthode standard consiste à vérifier vos notifications dans le système. Une option populaire consiste à générer un rapport qui rassemble ces informations pour vous, que vous pouvez programmer pour qu'il vous soit envoyé par e-mail à intervalles réguliers. Une autre possibilité consiste à créer un widget sur votre tableau de bord qui récupère tous les documents marqués pour votre attention. Cela signifie que vous pouvez voir votre travail en attente en un coup d'œil, sans quitter votre système de gestion IP Equinox.

Partage de documents avec les clients

En veillant à ce que vos clients (ou unités commerciales internes) puissent accéder aux informations dont ils ont besoin, vous pouvez développer une relation de confiance et professionnelle avec eux.

Notre portail d'accès client est un outil extrêmement populaire qui permet aux clients d'accéder de manière sécurisée et indépendante aux informations sur leurs portefeuilles de propriété intellectuelle. En utilisant les nombreuses options de préférences, vous pouvez configurer l'affichage du portail pour afficher autant ou aussi peu d'informations que vous le souhaitez. Cela peut même varier d'un client à l'autre !

Lorsque vous attribuez un document de dossier à un client ou que vous déverrouillez en masse une sélection de dossiers, ceux-ci sont rendus accessibles dans le portail d'accès client. C'est également un espace pratique pour qu'ils puissent télécharger et télécharger en toute sécurité des rapports et des informations pendant que vous continuez à gérer leurs actifs de propriété intellectuelle pour eux.

Le portail d'accès client est conçu pour améliorer l'expérience client. Bien qu'il ne supprime pas complètement la nécessité de réunions et d'e-mails, il peut soulager un peu votre équipe en agissant comme une option de libre-service facilement accessible pour vos clients.

Suivi des notifications de congés payés

Garder vos dossiers en phase avec les mises à jour officielles du bureau est primordial, et nous avons travaillé dur pour fournir des solutions puissantes et faciles à utiliser qui simplifient cette tâche.

Notre Logiciel de gestion IP Equinox propose de nombreuses intégrations avec les offices officiels. Vous pouvez recevoir des mises à jour automatiques des offices publics mondiaux, à l'aide de notre puissant outil d'importation et de comparaison de données, et ajouter l'intégration des boîtes aux lettres de l'OEB et de l'USPTO pour recevoir les communications de l'Office européen des brevets (OEB) et de l'Office américain des brevets et des marques (USPTO) directement dans votre système de gestion de propriété intellectuelle Equinox. Ces types d'intégrations ont été extrêmement populaires auprès de nos utilisateurs.

Bénéficiez d'une gestion de documents sans tracas

Rempli d'outils soigneusement pensés qui vous aident à rester organisé, à enregistrer automatiquement la correspondance, à travailler en collaboration et à améliorer l'expérience de toutes les parties prenantes, notre Logiciel de gestion IP Equinox pourrait être l'IPMS que vous attendez.

Découvrez les possibilités en lisant notre article « Connecter, intégrer, optimiser : trois tendances influençant les logiciels de propriété intellectuelle », explorez notre suite de Logiciel de gestion IP Equinox ou contactez nos experts en la matière pour une assistance dédiée.

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