Quel est le bon moment pour mettre à niveau votre Logiciel de gestion IP?

Avec des délais à respecter, des clients ou des parties prenantes internes à satisfaire et une multitude d'autres tâches administratives IP à gérer, passer à un nouveau système de gestion IP (IPMS) peut sembler une idée écrasante. Heureusement, c'est beaucoup plus facile que vous ne le pensez, explique Grace Mallinson, responsable des ventes et de l'intégration chez Equinox, une société Questel. Elle explique quand et par où commencer.

Il peut sembler intimidant d’aborder un changement logiciel majeur. Cependant, plus tôt vous changerez, plus vite vous pourrez profiter des avantages d’une solution logicielle mise à niveau et améliorer votre expérience de gestion de votre portefeuille IP.

Voici quatre éléments déclencheurs courants à prendre en compte pour décider du bon moment pour changer de logiciel IP et pourquoi il est plus facile que vous ne le pensez d'effectuer le changement :

1. Votre IPMS actuel n’est pas à la hauteur
   
   Si vous recherchez le moment le plus opportun pour passer à un nouveau logiciel de gestion de portefeuille de propriété intellectuelle, vous n'êtes probablement pas satisfait de votre solution actuelle.
   
   Si votre déclencheur de changement est dû au fait que votre système ne fonctionne pas assez efficacement pour vous, il convient de considérer que plus tôt vous changerez, plus vite vous surmonterez les problèmes et les bloqueurs. Au fil des années, nos clients nous ont fait part de tous les problèmes qu'ils ont rencontrés avec leurs systèmes précédents. Les professionnels de la propriété intellectuelle très occupés ont besoin d'un système IPMS qui prend en charge leur charge de travail quotidienne, et non d'un système qui leur ajoute des obstacles.

2. Votre système ne grandit pas ou n'évolue pas avec vous

   Votre IPMS doit évoluer avec vous à mesure que votre organisation se développe ou évolue, mais malheureusement, ce n'est pas toujours le cas. Certains fournisseurs de technologie IP rendent difficile ou coûteuse l'ajout de nouveaux utilisateurs de votre organisation ou augmentent le nombre de clients et de dossiers que vous gérez via le système.

   Si votre déclencheur de changement est que votre IPMS n'est pas évolutif ou n'est pas adapté à la charge de travail accrue, choisissez un système conçu pour la croissance. Par exemple, nous avons développé notre Logiciel de gestion IP pour permettre à tous nos clients de réaliser leur potentiel. Que vous démarriez un cabinet d'avocats ou que vous cherchiez à développer une équipe établie, nous voulons accélérer et non limiter votre réussite.

3. Vous avez besoin d'un système plus avancé et plus sécurisé

   Un autre problème courant auquel les professionnels de la propriété intellectuelle peuvent être confrontés est la lenteur du développement et le manque de maintenance du système par les fournisseurs de technologie IP. Pour que le logiciel de gestion IP reste sécurisé et fonctionne efficacement, il nécessite des mises à jour de développement régulières (idéalement toutes les deux semaines) pour garantir son bon fonctionnement et la sécurité de vos données. Un accès rapide aux dernières fonctionnalités logicielles est également essentiel pour vous aider à gérer les tâches plus rapidement, plus facilement et plus efficacement.

   Si votre déclencheur de changement est que les fonctionnalités de votre logiciel sont lentes, non sécurisées ou obsolètes, envisagez de présélectionner les fournisseurs en fonction de la fréquence à laquelle ils publient des mises à jour de fonctionnalités et de sécurité. Le bon fournisseur vous aidera à augmenter votre productivité et à sécuriser vos données.

4. Ce n'est pas la période la plus chargée de l'année

   Avec votre calendrier qui se remplit rapidement, il peut être difficile d’identifier le meilleur moment pour effectuer la transition. Bien qu'il n'y ait pas de mauvais moment pour démarrer le processus, essayez de répartir du temps entre les périodes chargées afin de minimiser la demande sur vos ressources. Si vous êtes confronté à des délais pour l'établissement du budget et des rapports annuels ou si le personnel clé est en vacances, par exemple, vous n'aurez peut-être pas le temps ni l'énergie de répondre à la nécessité d'un changement de logiciel, même si vous en comprenez l'importance.

   Si votre déclencheur de changement est que vous avez identifié une lacune potentielle dans votre emploi du temps, assurez-vous de travailler avec un fournisseur de technologie qui respectera ces délais. Un bon partenaire IPMS fournira un calendrier d'intégration clair et un calendrier de projet réaliste, comprenant ce qui est attendu de vous et de votre équipe et à quel moment. Il vous sera ainsi beaucoup plus facile de planifier les délais et les jours fériés existants.

Pourquoi il est plus facile que vous ne le pensez de changer de logiciel IP

Même si vous n'êtes pas satisfait de votre IPMS actuel, vous l'utilisez probablement depuis longtemps, donc passer à un nouveau peut sembler intimidant. Vous pensez peut-être que vous devrez consacrer du temps (que vous n'avez pas) à former votre équipe, et vous craignez peut-être que la transition perturbe vos services. Heureusement, il n’est pas nécessaire qu’il en soit ainsi. Le bon partenaire IPMS rendra la transition aussi transparente et efficace que possible en donnant accès à des experts sympathiques pour guider le processus d’intégration et de migration et fournir une assistance continue.

Par exemple, Questel offre aux organisations et aux cabinets d'avocats l'accès à une équipe d'intégration hautement expérimentée pour notre Logiciel de gestion IP Equinox. Votre point de contact dédié vous guidera tout au long du processus d'intégration, depuis votre première démo jusqu'à la configuration du système et la formation, et nos ingénieurs de données experts géreront méticuleusement la migration des données de votre portefeuille. En minimisant les demandes en ressources internes, nous aidons les nouveaux clients de tous types et de toutes tailles à démarrer plus rapidement, de nombreuses organisations partageant leur surprise quant à la simplicité et à l'indolore du changement.

Une assistance accessible lorsque vous en avez besoin

Lorsqu'il sera temps de mettre en service votre nouveau système, vous aurez déjà reçu de nombreuses formations, mais le support ne s'arrête pas là. Notre équipe d'assistance conviviale est à votre disposition pour toute demande, tandis que notre centre d'aide multimédia regorge de documents et de vidéos qui présentent toutes les fonctionnalités et fonctions dont vous avez besoin, à votre rythme et à votre rythme.

Commencez le processus aujourd'hui

Si votre logiciel actuel de gestion de portefeuille de propriété intellectuelle ne fonctionne pas, il est temps de procéder à un changement. Contactez nos experts en la matière dès aujourd'hui pour en savoir plus sur nos outils Equinox IPMS et notre processus d'intégration, ainsi que sur la manière dont nous pouvons vous aider à améliorer l'efficacité de votre équipe.

Grace Mallinson est responsable des ventes et de l'intégration chez Equinox, une société Questel.