Les 5 meilleurs conseils pour les outils de découverte électronique afin de garantir les meilleurs résultats

La découverte électronique (eDiscovery) est devenue essentielle aux procédures judiciaires mondiales à l’ère actuelle axée sur les données. Avec le volume croissant de données électroniques générées quotidiennement, il est essentiel de disposer d'outils d'eDiscovery fiables pour aider à gérer et organiser les documents électroniques, les e-mails et autres informations numériques. Cependant, tous les outils d’eDiscovery ne sont pas égaux, et choisir le mauvais outil peut avoir des conséquences désastreuses. Ce blog explorera les 5 meilleurs conseils pour sélectionner et utiliser les outils de découverte électronique afin de garantir les meilleurs résultats possibles pour vous et votre client lors de votre prochain dossier.

Nos experts multilingues en matière de découverte électronique ont aidé à dresser une liste de conseils pour lancer le processus. Suivez les conseils ci-dessous pour vous assurer d’offrir la meilleure valeur à votre entreprise tout en obtenant les meilleurs résultats pour vos clients. La liste compilée de conseils vous aidera à relancer vos efforts d’évaluation. En suivant les conseils ci-dessous, vous pouvez vous assurer que l'équipe juridique tire le meilleur parti de vos outils d'eDiscovery tout en atteignant les objectifs d'eDiscovery les plus courants : minimiser la charge de révision, améliorer l'efficacité et la précision de l'examen et réduire les coûts de litige.

Il va sans dire qu'une fois que vous aurez atteint ces objectifs, la valeur de vos équipes eDiscovery augmentera tout en améliorant les résultats de votre entreprise. Explorons ensemble les 5 meilleurs conseils !

1. Choisissez les bons outils d'eDiscovery : il est essentiel de sélectionner les bons outils pour répondre aux besoins spécifiques de votre organisation en matière de litiges. Certains outils d'eDiscovery offrent des fonctionnalités avancées, tandis que d'autres sont plus basiques. Soyez un consommateur averti ! Identifiez vos besoins, recherchez qui peut y répondre et comparez les capacités et les coûts des différents outils avant de prendre la décision finale.
2. Comprendre vos données : Comprendre ce que contiennent vos données contentieuses est crucial pour tirer le meilleur parti de la solution que vous avez choisie. Tous les outils eDiscovery n'ont pas les mêmes capacités lors du traitement de vos données. Connaître le volume, le format, les langues et les sources de vos données peut vous aider à sélectionner l'outil approprié et à optimiser son utilisation.
3. Utiliser des analyses avancées : la plupart des outils d'eDiscovery offrent des capacités d'analyse innovantes, telles que le codage prédictif, l'apprentissage actif et le clustering. Ces fonctionnalités avancées peuvent accélérer considérablement le processus de découverte électronique et identifier les données pertinentes avec plus de précision.
4. Développer un flux de travail défendable : le développement d'un flux de travail défendable est essentiel pour garantir que votre processus de découverte électronique est juridiquement solide. Cela implique de créer un processus standardisé, de documenter chaque étape et d'être transparent avec toutes les parties impliquées. Vos outils d’eDiscovery peuvent fournir une multitude de documents de support horodatés sur l’ensemble du processus.
5. Investissez dans la formation : investir dans la formation de votre équipe est essentiel pour maximiser la valeur de vos outils d'eDiscovery. Assurez-vous que votre équipe Juridique reçoive une formation initiale et continue sur les fonctionnalités, les capacités et les meilleures pratiques de l'outil en matière d'eDiscovery. Une formation récurrente est nécessaire lors des mises à jour pour aider votre organisation à rester productive avec l'outil choisi.

Choisir les bons outils d’eDiscovery est essentiel

Lorsque vous considérez l’étendue des outils d’eDiscovery disponibles, la meilleure façon de créer efficacement une courte liste de prestataires de services est de déterminer vos besoins immédiats. Un fournisseur de services capable de numériser un document par OCR et d'autoriser certaines recherches sur son contenu ne se classe pas parmi les outils avancés qui appliquent l'apprentissage automatique et l'analyse avancée à votre volumineux ensemble de données. Pour vous assurer que l'outil peut atteindre vos objectifs, vous devez faire le point sur vos capacités internes et identifier les besoins qui nécessitent des ressources supplémentaires pour répondre aux demandes du cas. Votre litige implique-t-il plusieurs pays, langues ou règles ? La question logique suivante est : « Quel budget est disponible pour l’ajout de fonctionnalités supplémentaires ? »

Aujourd’hui, les équipes contentieuses disposent d’un choix puissant en matière d’outils d’eDiscovery. Ils peuvent acheter un logiciel pour se gérer eux-mêmes ou choisir un fournisseur externe pour les aider à gérer la technologie et guider le processus. La réponse à la question de savoir pourquoi vous devriez choisir l’un ou l’autre se résume à l’évaluation de votre retour sur investissement final. Questel propose Ascent eDiscovery comme solution tout-en-un pour vos besoins en outils d'eDiscovery. Nos experts sont disponibles pour vous aider à comprendre les capacités disponibles et ils fournissent le soutien expert dont votre équipe pourrait avoir besoin pour prendre une décision éclairée.

« Trouver le bon outil de découverte électronique, c'est comme trouver la clé qui ouvre la porte à la vérité », déclare Craig Ball, avocat plaidant, professeur de droit et expert en preuves électroniques.

Raisons de confier la gestion des outils eDiscovery à un fournisseur :

• Les prestataires de services externes connaissent parfaitement le logiciel – pas de courbe d’apprentissage ni de retard de formation.
• Des experts expérimentés guident le processus du modèle de ressources de découverte électronique (EDRM) tout en travaillant au sein de votre équipe juridique interne – aucun personnel supplémentaire n'a besoin d'être embauché ou formé.
• Votre équipe exercera le droit tandis qu'un fournisseur gérera la technologie – réduisez la charge de travail informatique, réduisez les exigences en matière de compétences techniques pour les avocats et concentrez le personnel sur des tâches juridiques à plus forte valeur ajoutée.

Si vous achetez des outils vous-même et comptez sur des capacités internes pour les exécuter, gardez à l’esprit que votre personnel n’a probablement pas été embauché pour gérer votre logiciel ; ils ont été embauchés pour pratiquer le droit. Nos clients se souviennent souvent d’avoir pensé qu’ils pouvaient utiliser seuls les outils d’eDiscovery, mais ce n’était qu’un vœu pieux. En fin de compte, ils étaient heureux de laisser la complexité et les fonctionnalités avancées à un fournisseur chevronné qui vit et respire cette technologie au quotidien. Les mesures de performance de leur équipe Juridique , les taux de satisfaction des clients et les économies globales liées à la découverte électronique confirment la sagesse de ces décisions.

Astuce Ninja : donnez à votre équipe Juridique les moyens d'exceller dans son métier - LAISSEZ-LES PRATIQUER LE DROIT ! Avec les dernières avancées en matière d’outils eDiscovery, l’optimisation experte permettra de libérer la valeur réelle de l’outil. Sans surprise, la sélection du meilleur outil est simplifiée lorsque vous disposez du support approprié pour le gérer. Évaluez le fournisseur autant que les capacités du logiciel – vos résultats en seront meilleurs.

Les outils de découverte électronique vous aident à comprendre les données

La clé du succès est de comprendre la valeur des informations dont vous disposez. La technologie avancée d'eDiscovery permet aux équipes Juridique de passer au crible de manière efficace et efficiente les montagnes d'informations stockées électroniquement (ESI) pour identifier les éléments de preuve clés qui aident à construire un dossier solide. Les outils d'eDiscovery révèlent la valeur des données collectées de plusieurs manières. Premièrement, ces outils peuvent localiser rapidement et précisément les données pertinentes, notamment les e-mails, les documents et autres enregistrements numériques, ce qui permet d'économiser beaucoup de temps et de ressources. De plus, les fournisseurs d'eDiscovery capables de gérer des ensembles de données multilingues réduisent la complexité en fournissant des services de traduction complets avant ou après la collecte. L'expérience avec les outils de découverte électronique aide les équipes à identifier des modèles et des liens entre des éléments de données connexes qui peuvent ne pas être apparents au premier coup d'œil, aidant ainsi les avocats à développer un argument plus complet et plus convaincant. En comprenant mieux les données collectées, les outils d'eDiscovery offrent aux équipes Juridique un avantage concurrentiel, leur permettant d'augmenter les chances de succès des litiges.

Comment les outils d'eDiscovery éliminent-ils le « brouillard de données » des litiges ?

Les outils de découverte électronique sont essentiellement des applications logicielles conçues pour aider à identifier, collecter, traiter, examiner et produire des données électroniques lors de litiges. Mais comment peuvent-ils aider votre équipe à comprendre comment ces données s’appliquent au cas ? C’est là que les outils d’eDiscovery brillent ! Ils récupèrent de grandes quantités de données disparates, les rassemblent dans des compartiments compartimentés qui facilitent le traitement et appliquent des analyses avancées pour permettre un examen en un seul endroit. Rendre les données plus claires réduit le temps, l’énergie et les coûts.

"Comprendre vos données est la clé pour libérer leur valeur potentielle dans l'eDiscovery. Sans informations, ce ne sont que du bruit", a déclaré Andrew Peck, ancien juge d'instance américain.

Voici les trois principales façons dont les outils d’eDiscovery peuvent aider les équipes à mieux comprendre leurs données :

1. Collecte de données efficace : les outils d'eDiscovery peuvent aider les équipes à collecter facilement des données à partir de plusieurs sources, notamment les comptes de messagerie, le stockage dans le cloud et les plateformes de médias sociaux. Ces outils peuvent également filtrer les données non pertinentes, réduisant ainsi le volume de données à examiner, ce qui permet d'économiser du temps et de l'argent.
2. Analyses avancées : les outils d'eDiscovery peuvent aider les équipes à mieux comprendre leurs données grâce à des analyses avancées. Par exemple, ils peuvent utiliser ces outils pour effectuer des recherches par mots clés, des recherches de concepts et des discussions de courrier électronique afin d'identifier les relations entre différents documents et personnes. Ces fonctionnalités avancées leur permettent de mieux comprendre le contexte des données.
3. Visualisation des données : les outils d'eDiscovery peuvent aider les équipes à visualiser leurs données à l'aide de tableaux, de graphiques et d'autres représentations graphiques. Cela leur permet d’identifier rapidement des modèles et des tendances, ce qui peut les aider à prendre de meilleures décisions. De plus, la visualisation des données peut être utile pour présenter les résultats aux parties prenantes et aux membres non techniques de l'équipe.

Astuce Ninja : les outils EDiscovery offrent aux équipes une approche complète et efficace pour analyser et comprendre de grands volumes de données. Ces outils logiciels prennent en compte la complexité des données provenant de plusieurs emplacements, dépositaires et sources numériques et physiques. Les équipes mondiales doivent relever des défis à une échelle plus grande que jamais. Utiliser les outils pour réduire le « bruit » et aller au cœur de l’affaire

Les outils de découverte électronique utilisent Advanced Analytics

Les outils d'eDiscovery ont considérablement évolué au fil des ans, et l'une des avancées les plus significatives est l'utilisation d'Advanced Analytics. Ces outils exploitent des algorithmes puissants et des capacités d’apprentissage automatique pour aider les équipes juridiques à identifier et catégoriser rapidement et précisément les documents et données pertinents. Les analyses avancées peuvent aider à identifier des modèles, des relations et des tendances qui peuvent ne pas être immédiatement apparentes aux évaluateurs humains.

En analysant les métadonnées, le texte et le contenu visuel, ces outils peuvent fournir des informations sur le contexte et la signification des données, contribuant ainsi à rationaliser le processus d'examen et à réduire le risque de manquer des informations critiques. L'analyse avancée dans eDiscovery est particulièrement utile lorsqu'il s'agit de jeux de données volumineux et complexes, pour lesquels un examen traditionnel prendrait du temps, serait coûteux et peu pratique.

Les analyses avancées améliorent l'efficacité et la précision

Les équipes Juridique continuent d'être confrontées à la nécessité de « faire plus avec moins », ce qui nécessite de trouver de nouvelles façons d'accomplir leurs tâches ou d'ajouter des solutions qui peuvent le faire à leur place. L'analyse avancée peut fournir l'impulsion nécessaire aux performances juridiques de manière puissante, notamment :

1. Évaluation précoce des cas (ECA) : les analyses avancées peuvent analyser et trier rapidement de grands volumes de données pour identifier les informations pertinentes dès le début du processus de découverte électronique. Cette capacité aide les équipes à se concentrer sur les documents les plus importants et à réduire le temps et les ressources consacrés à l'examen des informations non pertinentes.
2. Codage prédictif : le codage prédictif est une technique d'apprentissage automatique qui peut aider les équipes d'eDiscovery à identifier rapidement et avec précision les documents pertinents. En entraînant un algorithme de codage prédictif sur un sous-ensemble de documents pertinents, l'algorithme peut automatiquement classer les documents restants comme pertinents ou non.
3. Regroupement de concepts : les analyses avancées peuvent également regrouper des documents similaires en fonction de leur contenu, permettant ainsi aux équipes d'eDiscovery d'identifier rapidement des groupes de documents potentiellement pertinents. Cette fonctionnalité peut être bénéfique lorsqu’il s’agit de traiter de gros volumes de données, car elle peut aider les équipes à identifier plus efficacement les informations potentiellement pertinentes.

Fait sur les outils de découverte électronique : apprentissage actif et apprentissage automatique – Quelle est la différence ?

L'apprentissage actif et l'apprentissage automatique sont tous deux des techniques utilisées dans l'eDiscovery, mais leurs applications et méthodologies sont différentes.

L'apprentissage automatique dans l'eDiscovery implique l'utilisation d'algorithmes et de modèles statistiques pour analyser et catégoriser de grands volumes d'informations stockées électroniquement (ESI) afin d'identifier les documents pertinents dans le contexte d'une affaire juridique. L'apprentissage automatique peut être utilisé pour les tâches de classification, de regroupement et de codage prédictif de documents.

L'apprentissage actif est un type d'apprentissage automatique qui implique la sélection itérative de documents à examiner en fonction de leur pertinence potentielle par rapport à une question juridique. Dans Active Learning, un petit sous-ensemble de documents est initialement examiné et utilisé pour entraîner un algorithme d’apprentissage automatique. L’algorithme identifie ensuite les documents supplémentaires susceptibles d’être pertinents et les présente pour examen par un examinateur humain. Les commentaires du réviseur sont intégrés à l'algorithme pour affiner davantage le processus de sélection des documents.

En résumé, l'apprentissage automatique est un concept plus large qui englobe l'utilisation d'algorithmes et de modèles statistiques pour l'analyse de documents, tandis que l'apprentissage actif est une approche spécifique de l'apprentissage automatique qui se concentre sur la sélection itérative de documents à examiner en fonction de leur pertinence potentielle.

Astuce Ninja : comme l'indiquent les amendements au FRCP dans la règle 26, la découverte électronique devrait être à la fois rapide et rentable. Les équipes Juridique ont utilisé Advanced Analytics pour accomplir ces deux tâches en leur permettant de travailler plus efficacement, réduisant ainsi le temps et les coûts associés au processus d'eDiscovery.

Les outils d'eDiscovery développent un flux de travail défendable

Développer un flux de travail défendable est essentiel pour garantir que votre processus de découverte électronique est juridiquement solide. Lors de la réalisation d'une découverte électronique, il est essentiel de créer une procédure standardisée qui décrit chaque étape du processus, de la collecte initiale des données à la production finale des documents. Cela permet de garantir que le processus est juridiquement solide et qu'il est reproductible, défendable et cohérent dans les différents cas. Il est crucial de documenter chaque étape du processus, car cela fournit un enregistrement clair de ce qui a été fait, pourquoi cela a été fait et par qui. De plus, cela peut servir de preuve de votre diligence raisonnable dans le respect de vos obligations légales si vous rencontrez des difficultés dans votre processus, y compris une chaîne de traçabilité incassable.

La transparence est un autre élément essentiel d’un flux de travail de découverte électronique défendable. En étant transparent avec toutes les parties impliquées, vous pouvez établir la confiance et la crédibilité auprès des parties prenantes, notamment les avocats de la partie adverse, les juges et les clients. La transparence signifie également donner accès à toute la documentation liée au processus de découverte électronique, afin que les parties prenantes puissent l'examiner et s'assurer qu'il a été mené de manière appropriée. Les outils d'eDiscovery offrent une multitude de documents de support horodatés, notamment des journaux de métadonnées, des rapports de recherche et des rapports de chaîne de traçabilité. En tirant parti des fonctionnalités avancées de ces outils, vous pouvez créer un flux de travail défendable qui fournit un enregistrement clair et complet de votre processus de découverte électronique, vous donnant ainsi la confiance nécessaire pour naviguer facilement dans le processus de découverte électronique.

Fait sur les outils de découverte électronique : ils aident également à optimiser le flux de travail de votre équipe contentieuse

Dans l'ensemble, les outils d'eDiscovery peuvent améliorer considérablement l'efficience et l'efficacité du flux de travail d'une équipe contentieuse en automatisant les tâches fastidieuses, en rationalisant le processus de révision et en fournissant un référentiel centralisé pour tous les documents liés au dossier. En tirant parti de ces outils, les équipes contentieuses travaillent plus efficacement, réduisant les coûts et améliorant les résultats pour les clients.

• Réduisez le temps et les ressources nécessaires à la collecte manuelle des données
• Fournissez des fonctionnalités de collaboration qui permettent à plusieurs membres de l’équipe d’examiner des documents simultanément, améliorant ainsi l’efficacité et réduisant le risque d’erreurs.
• Offrez des fonctionnalités qui permettent la rédaction d’informations confidentielles et la production de documents dans différents formats, facilitant ainsi la collaboration et le partage d’informations avec différentes parties prenantes.

Astuce Ninja : La création d'un flux de travail défendable est essentielle à l'affaire. Construire l’argument parfait à présenter devant le tribunal nécessite que le processus qui l’a produit échappe à tout examen minutieux. Les outils de découverte électronique fournissent les preuves numériques qui protègent votre travail juridique et les meilleurs intérêts de vos clients. Haut du formulaire

Formez votre équipe à utiliser les outils eDiscovery

Investir dans la formation de votre équipe est essentiel pour optimiser la valeur de vos outils eDiscovery. Votre équipe juridique doit recevoir une formation complète et continue sur les fonctionnalités, les capacités et les meilleures pratiques de l'eDiscovery afin de garantir qu'elle utilise les outils efficacement. Ce faisant, votre équipe sera mieux équipée pour naviguer dans les complexités changeantes de l’eDiscovery. La formation garantira également que votre équipe puisse tirer parti des fonctionnalités avancées des outils de découverte électronique, telles que l'apprentissage automatique et le codage prédictif, pour améliorer l'efficacité et la précision du processus.

De plus, une formation continue est nécessaire pour maintenir votre organisation au courant des dernières mises à jour des outils et pour garantir que votre équipe reste productive avec l’outil choisi. La technologie, les capacités et les fonctionnalités continuent de progresser à un rythme rapide. Ces changements créent la nécessité d'adapter les flux de travail pour tirer pleinement parti des dernières fonctionnalités. La formation garantit donc que votre équipe reste au courant de la façon d'appliquer ces changements à votre plus grand avantage. De plus, une formation régulière peut aider votre équipe à garantir que le processus de découverte électronique de votre organisation reste efficace et rentable.

Les 5 principales raisons de se former aux outils eDiscovery

• Efficacité accrue : les outils d'eDiscovery peuvent accélérer considérablement les phases de collecte et de traitement des données. Une formation appropriée sur ces outils peut aider les utilisateurs à les parcourir et à les utiliser plus efficacement, réduisant ainsi le temps et les efforts nécessaires pour effectuer les tâches d'eDiscovery.
• Précision améliorée : le logiciel eDiscovery peut contribuer à garantir que toutes les données pertinentes sont collectées et traitées avec précision. En recevant une formation appropriée, les utilisateurs peuvent apprendre à utiliser ces outils efficacement et réduire le risque d'erreurs ou d'omissions dans le processus de découverte électronique.
• Économies de coûts accrues : l'eDiscovery peut être un processus coûteux. Une formation appropriée sur les outils peut contribuer à réduire le temps et les efforts nécessaires pour effectuer les tâches d'eDiscovery, ce qui se traduira finalement par des économies de coûts pour l'organisation.
• Conformité garantie : les outils eDiscovery contribuent à garantir la conformité aux exigences légales et réglementaires. En recevant une formation appropriée, les utilisateurs peuvent apprendre à collecter, traiter et produire correctement des données électroniques conformes aux normes légales et réglementaires.
• Avantage concurrentiel amélioré : une formation appropriée en matière de découverte électronique peut donner aux organisations un avantage concurrentiel dans le secteur Juridique en leur permettant d'effectuer des tâches de découverte électronique plus rapidement, plus précisément et de manière plus rentable que leurs concurrents.

Astuce Ninja : la formation est l'un des moyens les moins coûteux d'exploiter votre avantage concurrentiel en matière de découverte électronique. Alors que les concurrents sur le marché semblent avoir « un mile de large et un pouce de profondeur », il est impératif de vous différencier de toutes les manières possibles. Avoir l’équipe d’experts en découverte électronique la plus compétente est un excellent moyen de se démarquer. Questel offre à nos clients un avantage plus significatif grâce à une formation, un soutien d'experts et des conseils avisés.

Conclusion : conseils pour les outils de découverte électronique pour améliorer vos résultats

L'utilisation d'outils eDiscovery avancés n'est plus une option pour les équipes Juridique mais une nécessité pour gérer le volume et la complexité toujours croissants des données électroniques. Cependant, il n’est pas aussi facile de déterminer comment tirer le meilleur parti de ces outils avancés.

En mettant en œuvre ces bonnes pratiques, les équipes Juridique peuvent gérer plus efficacement l'eDiscovery et garantir la conformité aux exigences légales et réglementaires. L'eDiscovery est une nécessité commerciale coûteuse, alors contribuez à réduire le coût, le temps et le risque de sous-utilisation de vos outils d'eDiscovery. L'utilisation de ces conseils peut améliorer considérablement l'utilisation des outils de découverte électronique par votre équipe Juridique afin de garantir des résultats précis, cohérents et rentables.

Pour des conseils spécifiques ou plus d’informations sur les conseils partagés dans ce blog, contactez nos experts .

Auteur : Scott Miller

Directeur marketing chez doeLEGAL, une société Questel, s'appuie sur plus de 14 ans de solutions marketing Juridique Ops. Scott gère divers efforts de marketing en créant une plus grande valeur pour le service juridique de l'entreprise à l'échelle mondiale pour les aider à exceller. L'expérience de Scott en marketing, en arts créatifs et en ingénierie aérospatiale crée un ensemble de compétences uniques pour générer des résultats positifs.