Qu'est-ce que les opérations juridiques (Legal Ops) ?

Selon la source d'informations la plus réputée en matière d'opérations juridiques, le Corporate Legal Operations Consortium (CLOC) définit les « opérations juridiques » (ou opérations juridiques) comme un ensemble de processus commerciaux, d'activités et de professionnels qui permettent aux services juridiques de servir leurs clients plus efficacement en appliquant des pratiques commerciales et techniques à la prestation de services juridiques. Legal Ops fournit une expertise en matière de planification stratégique, de gestion financière, de gestion de projet et de technologie qui permet aux professionnels du droit de se concentrer sur la fourniture de conseils juridiques. En d'autres termes, l'équipe des opérations juridiques se concentre sur les affaires juridiques tandis que les avocats se concentrent sur la pratique du droit.

La combinaison de toutes les activités, processus et personnes juridiques et commerciaux permet à une équipe juridique interne de répondre aux besoins juridiques de son entreprise en utilisant une approche commerciale stratégique. Contrairement aux rôles juridiques classiques qui se concentrent sur la gestion des tâches quotidiennes de l'entreprise, les équipes des opérations juridiques soutiennent les conseillers juridiques internes en leur fournissant des compétences telles que la planification, la gestion financière, la gestion des fournisseurs, la gestion des affaires, la gestion des technologies et l'analyse des données juridiques. « Qu'est-ce que les opérations juridiques ? » peut être atteint en répondant aux deux objectifs universels des membres qui sont de maximiser l'efficacité tout en réduisant les coûts.

La nature des opérations juridiques a évolué au fil du temps

L'objectif spécifique des services juridiques internes était à l'origine de gérer et d'atténuer les risques pour l'entreprise et son personnel. Au fil des années, les équipes juridiques ont rapidement été appelées à s'occuper de tâches autres que la gouvernance d'entreprise, la protection de la propriété intellectuelle, les litiges et la gestion de conseils externes. Après le milieu des années 2000, il y a eu un changement radical de mentalité qui a nécessité de nouvelles compétences pour optimiser le travail des équipes juridiques dans des domaines tels que les ressources humaines, la gouvernance d'entreprise, etc. Cela a facilité la création d'un service juridique d'entreprise plus puissant doté d'un ensemble de compétences plus large et plus diversifié.

Au fur et à mesure que les besoins en matière de fonctions des opérations juridiques évoluaient, l'intérêt de gérer les tâches juridiques davantage comme des partenaires commerciaux a prouvé que l'adoption d'un état d'esprit juridique et commercial créait une voie plus prometteuse vers l'efficacité, la transparence et les économies de coûts. Cela a donné naissance à un nouvel état d'esprit qui a démontré pourquoi l'équipe des opérations juridiques ajoutait de la valeur à l'ensemble de l'entreprise. L'équipe s'impliquait de plus en plus dans l'élaboration de stratégies, l'amélioration des processus et l'innovation plutôt que de simplement protéger l'entreprise et conseiller les dirigeants.

Source : Rapport CLO 2022 de l'ACC le rapport

2022 de l'ACC a révélé que 60 % des services juridiques ont ajouté au moins un rôle dans les opérations juridiques. Grâce à notre base de clients Ascent ELM, nous avons découvert des titres de poste de responsable des opérations juridiques dans des services juridiques comptant à peine cinq personnes, mais aussi dans des départements encore plus restreints. Ce rapport fait état d'une croissance de 13 % depuis 2018. D'après les études de marché menées par l'ACC, les services juridiques emploient environ quatre employés en moyenne.

« Qu'est-ce que les opérations juridiques ? » — Définie par les 12 compétences clés du CLOC

Alors que le recours aux équipes des opérations juridiques est de plus en plus accepté, la liste des « 12 compétences de base » du Corporate Legal Operations Consortium (CLOC) a publié des mises à jour des 12 compétences ou fonctions de base des opérations juridiques d'origine :

Source : cloc.org

1. Gestion financière (niveau de base)

Gérez le budget du département. Suivez les charges à payer et les prévisions. Collaborez avec le service des finances pour identifier les tendances en matière de dépenses, les économies potentielles et les opportunités d'efficacité.

1. Gestion des cabinets et des fournisseurs (niveau de base)

Créez un programme de gestion des fournisseurs pour garantir un soutien juridique externe de qualité à des tarifs appropriés et dans des conditions d'honoraires optimales. Organisez régulièrement des évaluations de votre activité. Négociez des accords d'honoraires. Stimulez la gouvernance des directives de facturation.

1. Alignement interfonctionnel (niveau fondamental)

Créez et établissez des relations avec d'autres fonctions clés de l'entreprise, telles que les ressources humaines, informatiques, financières et professionnelles. Représenter l'organisation juridique au sein du CLOC.

1. Support technologique et processus (niveau de base)

Créez une feuille de route technologique à long terme comprenant des outils tels que la facturation électronique/la gestion des affaires, la gestion des contrats, la gestion du contenu, la gestion de la propriété intellectuelle, la gestion des processus métier, la signature électronique, la gestion du conseil d'administration, la gestion de la conformité, la suspension légale, la gestion des filiales, etc.

1. Modèles de support alternatifs (niveau avancé)

Améliorez l'efficacité du département en tirant parti des bonnes ressources pour les bons sujets, notamment en utilisant des services gérés, des LPO et d'autres fournisseurs de services et technologies, le cas échéant.

1. Conception, soutien et gestion organisationnels (niveau avancé) Améliorez le rendement du personnel du GC et de l'ensemble de l'équipe en mondialisant l'équipe et en créant une culture de croissance, de développement, de collaboration et de responsabilité.
2. Communication (niveau avancé) Travaillez en collaboration au sein de l'écosystème juridique pour créer des processus mondiaux cohérents, de l'intégration au soutien à la gestion de projets complexes. Publiez des communications départementales régulières, planifiez et exécutez de manière centralisée.

1. Analyse des données (niveau avancé)

Collectez et analysez des données pertinentes à partir d'outils du service et de sources industrielles, définissez des objectifs pour fournir des mesures et des tableaux de bord, afin de gagner en efficacité et d'optimiser les dépenses, etc.

1. Assistance en matière de litiges et gestion de la propriété intellectuelle (niveau adulte)

Soutenez la découverte électronique, la conservation légale et la révision de documents.

1. Gestion des connaissances (niveau adulte)

Améliorez l'efficacité en créant un accès fluide aux connaissances juridiques et institutionnelles des services grâce à l'organisation et à la centralisation des principaux modèles, politiques, processus, mémos et autres apprentissages.

1. Gouvernance des informations et gestion des enregistrements (niveau de maturité fondamental)

Créez un programme de gestion des enregistrements comprenant un calendrier, des politiques et des processus de conservation des enregistrements. Soutenez les questions de propriété intellectuelle.

1. Planification stratégique (niveau adulte)

Créez une stratégie à long terme, en alignant les objectifs annuels et les indicateurs correspondants.

Le CLOC a établi ce classement du niveau de maturité maintenu par chaque service juridique afin d'aider à établir un ensemble de critères de mesure que tous les services juridiques peuvent utiliser. La base des niveaux de maturité est liée au nombre de ces fonctions essentielles que votre équipe juridique peut assumer. Idéalement, un service des opérations juridiques efficace peut mettre en œuvre et gérer efficacement la plupart de ces fonctions. À mesure que le niveau de maturité augmente, l'efficacité et les processus s'améliorent en même temps que l'équipe. L'idée qui sous-tend l'augmentation du niveau de maturité des opérations juridiques est de donner à l'équipe des opérations juridiques les moyens de gérer les aspects commerciaux du droit, ce qui permet aux avocats et aux autres composantes de l'équipe juridique de se concentrer sur leur tâche principale, à savoir la pratique du droit. Ensemble, l'entreprise a plus de succès !

Bâtir une équipe efficace

Selon le dernier rapport d'analyse comparative de la gestion des services juridiques de l'Association of Corporate Counsel (ACC), 54 % des services juridiques ont ajouté le budget nécessaire à une équipe des opérations juridiques officielle. À mesure que la volitivité des environnements économiques et commerciaux augmente, il devient de plus en plus nécessaire de décider des opérations juridiques non pas « si » mais « quand ». « Qu'est-ce que les opérations juridiques ? » est souvent assimilé aux rôles inclus dans la composition de l'équipe.

Pour constituer la bonne équipe des opérations juridiques pour votre service, vous devez ajouter du personnel possédant les compétences nécessaires pour gérer efficacement les tâches et les responsabilités. Tout d'abord, vous devez comprendre les problèmes et les besoins de l'entreprise. Il est impératif de placer le meilleur membre du personnel à n'importe quel poste pour réussir, mais cette personne doit également être correctement équipée pour être productive dans ce rôle. Cela signifie que pour réussir, ils ont besoin des outils technologiques, de la formation et du soutien appropriés.

Il existe trois niveaux d'opérations juridiques et chaque rôle a ses responsabilités distinctes et définies.

• Le rôle d'administrateur se concentre sur la gestion quotidienne des tâches, telles que la gestion des fournisseurs, le paiement des factures, la conformité et les rapports.
• Le rôle d'optimiseur se concentre sur l'amélioration des processus et des flux de travail.
• Le rôle de stratégiste vise à maximiser les résultats ou les résultats.

Le niveau de maturité de votre service juridique, tel que défini par les compétences de base de la CLOC, vous aide à comprendre la position de votre équipe, ce qui peut vous aider à identifier le rôle et le poste que vous devriez intégrer à l'équipe.

Choisissez le prochain poste à embaucher en fonction des besoins

Il peut être difficile d'essayer de constituer une équipe complète à partir de zéro, et le temps investi peut épuiser vos ressources internes. Si vous débutez (au niveau de l'administration), vous avez plus besoin d'un manager que d'un analyste.

Dotez votre équipe d'une technologie puissante

Vous ne pouvez pas répondre à la question « Qu'est-ce que les opérations juridiques ? » sans répondre à la nécessité de disposer d'outils LegalTech pour les soutenir. Les opérations juridiques offrent de nombreux avantages à l'organisation, mais avec le bon ensemble d'outils pour accomplir leurs tâches, elles se révèlent encore plus efficaces. De nombreuses études et rapports sectoriels montrent que l'efficience et l'efficacité des équipes des opérations juridiques sont élevées et révèlent des économies de temps et de coûts considérables lorsque la technologie est appliquée. Les tendances montrent que les décideurs des entreprises budgétisent de plus en plus de manière à fournir ces outils. Les solutions logicielles telles que la gestion juridique d'entreprise (ELM), la gestion de la propriété intellectuelle (PI), la traduction, la découverte électronique et la blockchain offrent aux services juridiques une mine de ressources et de données pour faciliter leur travail.

Gartner a indiqué que le bouleversement ressenti au début de la pandémie avait incité de nombreux chefs d'entreprise à réévaluer la technologie mise à la disposition de leur équipe juridique et à mettre en œuvre des outils qui non seulement fournissaient des données plus transparentes pour gérer l'ensemble de l'entreprise, mais facilitaient également des décisions plus stratégiques fondées sur les données. Les professionnels des opérations juridiques savent que la technologie juridique change la donne et les aide à atteindre leurs objectifs commerciaux de manière plus efficace. L'ELM est l'une des solutions logicielles les plus riches en fonctionnalités pour les opérations juridiques, car elle s'intègre aux flux de données des autres unités commerciales et fournit des informations analytiques collaboratives. Nos clients s'appuient sur ces informations pour élaborer des stratégies commerciales critiques en toute confiance.

L'adoption de cette technologie ELM avancée permet d'automatiser les processus, permet aux équipes des opérations juridiques de ventiler les frais juridiques par rubrique et d'évaluer leurs conseillers externes et leurs fournisseurs juridiques en fonction de leurs performances passées. L'une des fonctionnalités des programmes ELM est appelée « tableaux de bord des fournisseurs », qui permettent de mesurer les tâches accomplies en fonction de plusieurs critères afin de classer les performances et la rentabilité. Cela fournit les données nécessaires à la négociation des tarifs, à la consolidation des fournisseurs et à la sélection des fournisseurs pour des tâches spécifiques. Il s'agit de décider intelligemment qui sera amené à gérer chaque type de tâche, le tout sur la base d'analyses de données historiques enregistrées.

Les solutions et services technologiques Legal Ops de Questel permettent aux équipes d'automatiser les tâches juridiques manuelles, de rationaliser la gestion des fournisseurs et de simplifier l'analyse des données et la production de rapports. Grâce à une technologie avancée qui prend en charge le travail manuel et automatise les processus, votre équipe peut faire face aux responsabilités croissantes auxquelles de nombreux services juridiques sont confrontés. Les solutions Legal Ops axées sur l'augmentation de l'efficacité et la réduction des coûts sont le plus souvent appelées solutions de gestion juridique d'entreprise (ELM), qui incluent la facturation électronique, la gestion des questions et les blocages juridiques. Grâce à cette technologie, Legal Ops peut tirer parti de fonctionnalités avancées telles que l'examen automatique des factures, la communication avec les fournisseurs, les arrangements tarifaires alternatifs (AFA), les prévisions et les rapports sur toutes les données, la gestion des performances des fournisseurs et le suivi de tous les aspects en temps réel. Legal Ops est responsable du fonctionnement efficace de l'ensemble de l'équipe juridique, mais peut également fournir une mine de connaissances à l'ensemble de l'entreprise grâce aux données ELM intégrées dans l'ensemble de l'organisation.

Le partage d'informations commerciales en temps utile là où cela a le plus d'impact positif permet aux services juridiques de démontrer une plus grande valeur à l'ensemble de l'écosystème juridique. Tout en améliorant le service juridique, ils conseillent également à l'ensemble de l'écosystème commercial de prendre des décisions plus éclairées et fondées sur les données. C'est ainsi que les équipes des opérations juridiques utilisent la technologie juridique pour accroître la transparence des données dans l'ensemble de l'entreprise.

Quel est le meilleur moment pour répondre à la question « Qu'est-ce que les opérations juridiques ? »

Lorsqu'elles explorent « ce que sont les opérations juridiques », les entreprises se tournent vers leurs services juridiques pour les aider à déterminer la meilleure façon de protéger leurs intérêts commerciaux et d'éviter les risques, tout en jouant un rôle essentiel dans la croissance de l'entreprise. Plus tôt une entreprise place Legal dans le rôle de partenaire commercial, plus le retour sur investissement est important. Les services juridiques surveillent de près les budgets, mais ils sont confrontés à des pressions croissantes pour en faire plus avec moins chaque année. C'est précisément la raison pour laquelle l'équipe des opérations juridiques a été créée. Les équipes des opérations juridiques sont chargées de renforcer l'efficacité, de réduire les coûts et de créer une plus grande valeur dans l'ensemble des opérations commerciales.

CLOC considère la technologie juridique comme l'une des étapes fondamentales de son modèle de maturité des opérations juridiques (voir ci-dessus). Il ne fait aucun doute que la technologie juridique contribue à la réussite des entreprises. Lorsque l'on cherche à fournir les outils nécessaires, il est important de parler aux fournisseurs de services pour s'assurer que la technologie répond aux besoins. Questel est prêt à vous montrer les avantages qui aident votre équipe à devenir des joueurs efficaces et à obtenir de meilleurs résultats à tous les niveaux. Des logiciels et des services avancés et conviviaux sont essentiels pour être productif rapidement, mais uniquement s'ils sont appliqués par des utilisateurs qualifiés. Questel fournit le logiciel et la formation continue à votre équipe sans frais supplémentaires. Questel est le leader des solutions de technologie juridique et tient ses promesses d'efficacité et d'économies de coûts avec un retour sur investissement dès la première année.

Questel démontrera comment une technologie dédiée aux opérations juridiques optimisera votre équipe pour en faire un partenaire commercial axé sur la valeur. Planifiez une réunion pour discuter des besoins uniques de votre entreprise.