Warum Dokumentenmanagement der heimliche Held eines effizienten IP-Managements ist

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Da IP-Managementsysteme immer fortschrittlichere Technologien nutzen, kann in einem System viel mehr organisiert werden. Bei der Auswahl des richtigen IPMS für Ihr Unternehmen ist es jedoch wichtig, die Grundlagen des Dokumentenmanagements richtig zu verstehen. Entdecken Sie die praktischen Funktionen unserer Equinox IP-Managementsoftware, mit denen Kunden Dokumente effektiv verwalten können.

Da Unternehmen sich endgültig von den Papier- und Tabellenkalkulationssystemen der Vergangenheit verabschieden, kann es schwierig sein, das richtige webbasierte IP-Managementsystem (IPMS) auszuwählen. Ihr IPMS muss innovativ sein, damit es Ihr Unternehmen zukunftssicher macht. Allerdings muss es auch die grundlegenden Elemente richtig verstehen – und das Dokumentenmanagement ist eines dieser entscheidenden Elemente.

Die unbesungene Rolle eines effektiven Dokumentenmanagements

IP-Experten verlassen sich an jedem Arbeitstag auf Dokumentenverwaltungstools, daher dürfen die potenziellen Vorteile einer höheren Effizienz nicht unterschätzt werden.

Nach jahrelanger Erfahrung im IP-Management haben Sie wahrscheinlich Wege gefunden, die Einschränkungen Ihrer aktuellen Tools zu umgehen. Aber was wäre, wenn es möglich wäre, die Verbesserungen einzuführen, die Sie benötigen?

Unsere Equinox IP -Management -Software enthält viele praktische Funktionen, die die Dokumentenverwaltung für unsere Benutzer so reibungslos wie möglich machen.

Die unbesungene Rolle eines effektiven Dokumentenmanagements

Organisieren Sie auf Ihre Art

Anpassbare Ordnersysteme
Beginnen wir mit den Grundlagen. Sie können Ihre Dokumente mithilfe praktischer Ordnersysteme organisieren und die Titel Ihrer Ordner an Ihre Arbeitsweise anpassen. Sie können beispielsweise eingehende und ausgehende Ordner verwenden, um auf einen Blick Übersichtlichkeit zu schaffen, nach Dateityp organisieren oder sogar die Titel ändern, damit sie der Sprache entsprechen, die Ihr Team bei einem Fall verwendet.
Direkte Änderungen an Dokumenten vornehmen
In der von Ihnen gewählten Equinox IP -Management -Software können Sie Dokumentdateien anzeigen, bearbeiten, aktualisieren und ersetzen. Alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen werden zur vollständigen Sichtbarkeit protokolliert und Sie können bei Bedarf zu früheren Versionen zurückkehren.
Finden Sie die Dokumente, die Sie brauchen
Ein weiterer Aspekt einer effektiven Dokumentenverwaltung ist die Möglichkeit, die benötigten Dateien problemlos zu finden. Mithilfe der globalen Suchleiste können Sie schnell ein bestimmtes Dokument von überall in Ihrem System finden. Alternativ können Sie zum entsprechenden Fall gehen und dort nach einem Dokument suchen.

Zentralisieren Sie die Kundenkorrespondenz

Da so viel Kundenkorrespondenz per E-Mail abgewickelt wird, muss Ihr ausgewähltes IPMS in der Lage sein, die E-Mail-Ablage zu vereinfachen und zu zentralisieren. Unsere Equinox IP -Management -Software bietet zahlreiche Optionen zum Speichern von E-Mails in Ihrem System.

Postfachintegrationen
Unsere beliebtesten Tools sind die Postfachintegrationen. Diese ermöglichen Ihnen das „Speichern im relevanten Bereich“ oder anders gesagt, auszuwählen, was zu einem Fall gesendet werden soll. Anhand der Fallnummer werden Ihre E-Mails an den entsprechenden Fall im IPMS weitergeleitet. Das bedeutet, dass jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail zu einem Fall senden oder empfangen, diese automatisch zusammen mit allen anderen Falldokumenten gespeichert wird. Das spart Ihnen Zeit und minimiert die Wahrscheinlichkeit, dass eine E-Mail nicht zu Ihren Unterlagen hinzugefügt wird.
E-Mails automatisch weiterleiten
Als Alternative zu den Postfachintegrationen können Sie Ihre E-Mails so einrichten, dass sie automatisch an Ihr Equinox IPMS weitergeleitet werden. Oder Sie können, wenn Sie es vorziehen, individuell auswählen, welche Korrespondenz an Ihr System gesendet werden soll.
Rechnungen automatisch speichern
Eine weitere beliebte Option besteht darin, eine automatische Speicherung für die Rechnungsstellung einzurichten, sodass eine Kopie jeder Rechnung im Fall gespeichert wird, wenn sie an einen Kunden gesendet wird.
Manuelle Optionen
Es stehen auch immer manuelle Optionen zur Verfügung. Verwenden Sie die einfache Drag & Drop-Methode oder laden Sie Dateien aus Ihrem Datei-Explorer auf Ihr Equinox IPMS hoch.

Fördern Sie die Zusammenarbeit

Dokumente zuordnen
Unsere Equinox IP -Management -Software vereinfacht die Zusammenarbeit mit Ihrem Team. Sie können Falldokumente einem Kollegen zuweisen, wenn sie zur Bearbeitung bereit sind. Der Kollege wird automatisch darüber informiert, dass das Dokument für ihn bereit ist, und sieht es als Aufgabe auf seinem Dashboard. Wenn Sie jemanden einfach nur auf ein Dokument aufmerksam machen möchten, können Sie es zu seiner Information markieren. Das bedeutet, dass der Kollege das Dokument sieht, ohne aufgefordert zu werden, es zu bearbeiten.
Check-Out-Funktionalität
Wenn mehrere Teammitglieder an einem Fall arbeiten, möchten Sie die Gewissheit haben, dass Dokumente korrekt bearbeitet und Änderungen effektiv verfolgt werden. Wenn Sie die Check-out-Funktion in Ihrem Equinox IPMS verwenden, wird sichergestellt, dass das Dokument nur von der Person bearbeitet werden kann, die es ausgecheckt hat, bis es wieder eingecheckt wird. Als zusätzliche Schutzebene wird jede Version eines Dokuments, das Ihr Team bearbeitet hat, in Ihrem Equinox IPMS gespeichert, sodass Sie bei Bedarf zu früheren Versionen zurückkehren können.
Dashboards und Berichte
Unsere Equinox IP -Management -Software bietet mehrere Optionen, um eine einfache Sichtbarkeit ungelesener oder ausstehender Dokumente zu gewährleisten. Eine Standardmethode besteht darin, Ihre Benachrichtigungen im System zu überprüfen. Eine beliebte Option ist die Generierung eines Berichts, der diese Informationen für Sie sammelt und den Sie so planen können, dass er Ihnen in regelmäßigen Abständen per E-Mail zugesandt wird. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, ein Widget auf Ihrem Dashboard zu erstellen, das alle Dokumente durchsucht, die für Ihre Aufmerksamkeit markiert sind. Dies bedeutet, dass Sie Ihre ausstehenden Arbeiten auf einen Blick sehen können, ohne Ihr Equinox IPMS zu verlassen.

Dokumente mit Kunden teilen

Indem Sie dafür sorgen, dass Ihre Kunden (oder internen Geschäftseinheiten) auf die Informationen zugreifen können, die sie benötigen, können Sie eine vertrauensvolle, professionelle Beziehung zu ihnen aufbauen.

Unser Client Access Portal ist ein äußerst beliebtes Tool, mit dem Kunden sicher und unabhängig auf Informationen zu ihren IP-Portfolios zugreifen können. Mithilfe der umfangreichen Einstellungsoptionen können Sie die Portalansicht so einrichten, dass so viele oder so wenige Informationen angezeigt werden, wie Sie möchten. Dies kann sogar von Kunde zu Kunde unterschiedlich sein!

Wenn Sie ein Falldokument für den Clientzugriff zuweisen oder eine Auswahl von Fällen gleichzeitig freigeben, werden diese im Client Access Portal zugänglich gemacht. Es ist auch ein praktischer Ort, an dem sie Berichte und Informationen sicher hoch- und herunterladen können, während Sie weiterhin ihre IP-Assets für sie verwalten.

Das Client Access Portal wurde entwickelt, um das Kundenerlebnis zu verbessern. Es macht Meetings und E-Mails zwar nicht komplett überflüssig, kann Ihr Team jedoch etwas entlasten, indem es Ihren Kunden als leicht zugängliche Self-Service-Option dient.

Verfolgung von PTO-Benachrichtigungen

Es ist von größter Bedeutung, dass Ihre Fälle mit den offiziellen Aktualisierungen des Amtes in Einklang stehen, und wir haben hart daran gearbeitet, leistungsstarke, benutzerfreundliche Lösungen bereitzustellen, die diese Aufgabe vereinfachen.

Unsere Equinox IP -Management -Software bietet zahlreiche Integrationen mit offiziellen Ämtern. Sie können mithilfe unseres leistungsstarken Datenimport- und -vergleichstools automatische Updates von globalen Patent- und Markenämtern erhalten und die EPO- und USPTO-Postfachintegration hinzufügen, um Mitteilungen des Europäischen Patentamts (EPO) und des US-Patent- und Markenamts (USPTO) direkt in Ihr Equinox IPMS zu empfangen. Diese Art der Integration ist bei unseren Benutzern äußerst beliebt.

Genießen Sie müheloses Dokumentenmanagement

Unsere Equinox IP -Management -Software steckt voller sorgfältig durchdachter Tools, die Ihnen dabei helfen, den Überblick zu behalten, Korrespondenz automatisch zu speichern, zusammenzuarbeiten und die Erfahrung aller Beteiligten zu verbessern. Sie könnte genau das IPMS sein, auf das Sie warten.

Entdecken Sie die Möglichkeiten, indem Sie unseren Artikel „ Verbinden, integrieren, optimieren: Drei Trends, die Software für geistiges Eigentum beeinflussen “ lesen, erkunden Sie unsere Suite der Equinox IP -Management -Software oder wenden Sie sich für spezielle Unterstützung an unsere Fachexperten.

Genießen Sie müheloses Dokumentenmanagement