IP-Outsourcing für Marken

Wie IP-Outsourcing Ihnen dabei helfen kann, Ihr globales Markenportfolio effizient und kostengünstig zu verwalten

Markeninhaber stehen vor besonderen Herausforderungen beim Schutz ihrer Marken und der damit verbundenen Markenwerte auf einem wettbewerbsintensiven globalen Markt. Da Zeit und Budgets zunehmend unter Druck stehen, müssen IP-Abteilungen die Art und Weise überdenken, wie sie alltägliche Routineaufgaben verwalten, indem sie IP-Outsourcing für Markenregistrierungen, Aufzeichnungen, Verlängerungen und mehr nutzen.

Wissen und Erfahrung sind für ein effektives Markenmanagement von entscheidender Bedeutung. Da die Portfolios jedoch immer globaler werden, benötigen IP-Verantwortliche die Unterstützung von Spezialdiensten und proaktiven Lieferanten, wenn sie ihre internationalen Markenportfolios effizient und kostengünstig registrieren, schützen und durchsetzen wollen.

Dies war die Kernbotschaft unseres letzten Webinars zum effizienten Management internationaler Marken , in dem Unternehmen IP Manager Alessandro Zito Séverine Bonhomme, Senior IP Consultant von, erzählte, wie er IP-Outsourcing nutzte, um sein Rechtsteam neu zu strukturieren, um sich auf strategische und geschäftskritische Bedürfnisse zu konzentrieren Client-Architekturlösungen in der Markenabteilung von Questel.

Die Entscheidung, welche IP-Aufgaben intern belassen und welche ausgelagert werden sollen, ist für heutige IP-Manager in Unternehmen der heilige Gral, aber die richtige Balance zu finden, ist alles andere als einfach. Im Webinar erörterte Alessandro, wie wichtig es ist, die Art und Weise zu überdenken, wie IP-Abteilungen die vielen zeitaufwändigen Aufgaben verwalten, die mit der Verwaltung globaler Markenportfolios verbunden sind – wie z. B. Datenüberprüfung, Protokollierung, Aufzeichnungen und Verlängerungen – und teilte seine Erfahrungen und gewonnenen Erkenntnisse mit Planung von IP-Outsourcing-Projekten.

IP-Outsourcing: Pflege wertvoller, aber anspruchsvoller Vermögenswerte

Die Verwaltung internationaler Markenportfolios ist ein spannendes, aber verwaltungsintensives Unterfangen, da in jeder Phase des Markenlebenszyklus Verwaltungsaufgaben und Papierkram anfallen, von der Voranmeldung bis zur Registrierung und von der Wartung bis zur Durchsetzung.

Kein Wunder, dass mehr als ein Drittel (34 %) der Webinar-Teilnehmer angaben, zu viel Zeit mit administrativen/nicht-strategischen Aufgaben verbringen zu müssen, sei ihre größte Herausforderung als Markenanwältin, während 28 % sagten, sie hätten zu viel Arbeit und zu wenig Zeit in dem man es tun kann. Auch interne Ressourcen bereiteten vielen Teilnehmern Kopfzerbrechen: 63 % gaben an, dass ihr IP-Team für die zu bewältigende Arbeitsbelastung unterbesetzt sei.

Die Auslagerung der mit der Markenverwaltung und -pflege verbundenen Verwaltungsaufgaben kann dazu beitragen, diese Belastung zu verringern. Beispielsweise durch die Verkürzung der Zeit für die Portfolioverwaltung, die Identifizierung und Korrektur von Datenfehlern, die Beseitigung von Rückständen bei der Dokumentenverwaltung und die Begrenzung der Auswirkungen von Personalabgängen. Im Gegenzug steigt auch die Mitarbeiterzufriedenheit, da die Mitarbeiter mehr Zeit haben, sich auf strategische Projekte zu konzentrieren, von der Portfoliooptimierung bis zur Einführung neuer Produkte.

Severine teilte drei wichtige Schritte mit, die bei der Vorbereitung eines IP-Outsourcing-Projekts zu befolgen sind: 1) Identifizieren der Aufgaben, die intern verbleiben oder ausgelagert werden könnten; 2) Analyse der aktuellen Arbeitsweisen innerhalb der Organisation, einschließlich Verantwortlichkeiten, Arbeitsabläufe und Bedürfnisse der Stakeholder; und schließlich 3) definieren Sie unternehmensspezifische Ziele, um zu entscheiden, was ausgelagert werden soll und wer einbezogen werden soll.

Unabhängig davon, ob es sich um ein einmaliges Projekt handelt (z. B. ein Markeneintragungsprojekt nach einer Fusion) oder um eine neue, langfristige Arbeitsweise für Ihr Team, betonte sie, wie wichtig es ist, die Ziele bereits zu Beginn festzulegen, damit Sie dies nicht tun können Messen Sie nicht nur den Erfolg des Projekts, sondern bereiten Sie sich auch darauf vor, überhaupt erfolgreich zu sein. Denn je klarer Sie über die gewünschten Ergebnisse sind, desto einfacher wird es, potenzielle Anbieter zu vergleichen. Dies ist selbst dann der Fall, wenn Zeitpläne und Budgets knapp sind, was natürlich immer der Fall ist.

Die Sicht des Unternehmens: Talente sind schwer zu rekrutieren und zu halten

Zur Veranschaulichung erläuterte Alessandro den Entscheidungsprozess, der dazu führte, dass sein Team die Markenverwaltung und Dokumentenverwaltung auslagerte, einschließlich der Abwägung der Vor- und Nachteile einer Auslagerung der Arbeit im Vergleich zur unternehmensinternen Arbeit.

Einerseits kann die Einstellung eines internen Teams die Kommunikation mit Stakeholdern wie beispielsweise Marketingteams erleichtern. Andererseits sei die Rekrutierung, Leitung und Schulung eines internen Dokumentenverwaltungsteams alles andere als einfach, erklärte er, da viele routinemäßige IP-Verwaltungsaufgaben für ehrgeizige neue Mitarbeiter alles andere als anregend seien, was sich auf die Arbeitszufriedenheit auswirke und die Fluktuation sowie die Fehlerquote erhöhe.

Darüber hinaus hilft strategisches IP-Outsourcing, Kosten und Budgets zu kontrollieren. Sie definieren die zu liefernde Leistung und vereinbaren eine Gebühr für die Lieferung. Sie müssen keine Zeit einkalkulieren, um ein internes Team zu leiten. Es ist jedoch wichtig, dass Ihr Ansatz und Ihr Service Level Agreement (SLA) strukturiert sind.

IP-Outsourcing: Admin-lastige Aufgaben lassen sich leicht auslagern?

Docketing-Dienste können während des gesamten Lebenszyklus der Markenverfolgung bereitgestellt werden, wobei Folgendes heute üblicherweise gebündelt und ausgelagert wird:

• Vorabeinreichung: Korrekturlesen des Antrags (Grammatik und Formatierung) und Vorbereitung (Auftrag, Vollmacht, lokale Anforderungen: Beglaubigung, Legalisierung, Apostille).
• Einreichung: Überprüfung des Antragspakets, Überprüfung und Unterschriften des Anwalts, Online-Einreichung, IPMS-Updates.
• Strafverfolgung: Antworten auf Einsprüche/Amtsklagen sowie Erstellung und Aktualisierung von Unterdateien, Protokollierungsberichte, internes und externes Fristenmanagement, IPMS-Aktualisierungen, einschließlich elektronischer Dateien.
• Registrierung: Erledigung der Verwaltungsformalitäten, Zertifikatsprüfungen/Korrekturlesen, IPMS-Updates, einschließlich elektronischer Akten.
• Erneuerungen/Wartung: Internes und externes Fristenmanagement, Verlängerungen der vorab vereinbarten Strategie/Entscheidungsworkflow/Erinnerungen, Anweisungen/Berichte, Rechnungs- und Agentenverwaltung: IPMS-Updates, einschließlich elektronischer Dateien.
• Ad-hoc: Migration des Dokumentenverwaltungssystems, Scannen von Dokumenten/Datenbankverwaltung, Beseitigung von Dokumentenrückständen, Dateiübertragung und -integration, Datenvalidierung, Datensatzzuweisungen und Überprüfung der Titelkette.

IP-Outsourcing ist eine sichere und effiziente Lösung für Markeninhaber aller Formen und Größen. Finden Sie heraus, wie wir Ihr Team mit unseren speziellen administrativen Unterstützungsdiensten unterstützen können , indem Sie noch heute einen Anruf mit einem unserer Teammitglieder vereinbaren.