Verwaltung geistigen Eigentums: So maximieren Sie die Leistung im digitalen Zeitalter

Von Terminerinnerungen bis hin zur Projektzusammenarbeit, Datenüberprüfung und der Automatisierung ganzer Arbeitsabläufe – die Digitalisierung revolutioniert traditionelle Praktiken zur Verwaltung geistigen Eigentums. Nathalie Mantrand-Foussadier von Questel erläutert, wie man die heutigen digitalen Tools optimal nutzt, einschließlich der Vorteile der Zentralisierung von IP-Daten und -Prozessen.

In den letzten Jahrzehnten hat die Digitalisierung viele unserer traditionell papierbasierten Praktiken zur Verwaltung geistigen Eigentums online gebracht, aber nicht jede IP-Abteilung ist in der Lage, die ihnen zur Verfügung stehenden digitalen Tools optimal zu nutzen. Der Zugang zu Technologie ist nur ein Teil der Lösung. IP-Verantwortliche müssen auch darüber nachdenken, wie sie ihre IP-Managementmodelle am besten anpassen können, um bestehende und zukünftige Tools optimal zu nutzen.

Entwicklung der Managementmodelle für geistiges Eigentum von Unternehmen

Traditionell kommuniziert die interne IP-Abteilung ausschließlich mit ihren lokalen Vertretern und überlässt ihnen die Auswahl und das Management von ausländischen Vertretern, lokalen Recherchefirmen, Patentrentenanbietern, Übersetzungsagenturen und Anmeldefirmen (siehe Abbildung 1 unten). Heute jedoch arbeiten die meisten IP-Teams der Unternehmen direkt mit ihren ausländischen Agenten und IP-Anbietern zusammen und trennen die juristischen Aufgaben von der administrativen und technischen Arbeit, sodass sich die Agenturen nur noch auf die juristische Beratung mit Mehrwert konzentrieren (siehe Abbildung 2 unten).

Dieses neue Modell bietet bessere Einblicke und Kontrolle sowie Kostenvorteile. Die Verwaltung mehrerer Anbieter (und Tools) kann jedoch zu einem höheren Verwaltungsaufwand für interne Teams führen – von der Beschaffung bis zur Kostenkontrolle und von der Korrespondenz bis zur Rechnungsstellung.

Aus diesem Grund stellen viele Unternehmen nun auf ein zentralisiertes IP-Dienstleistungsmodell um, bei dem die Rechtsberatung weiterhin getrennt erfolgt, die technischen und administrativen IP-Dienstleistungen jedoch nun einem einzigen Ansprechpartner anvertraut werden (siehe Abbildung 3 unten).

Abbildungen 1-3: Die Entwicklung des geistigen Eigentumsmanagements im Laufe der Zeit

Treiber für die zentralisierte Verwaltung geistigen Eigentums

Zu den wichtigsten Faktoren bei dieser Umstellung auf ein zentralisiertes IP-Services-Modell gehören Zeit, Budget, Effizienz, Transparenz, Risikomanagement und Qualitätskontrolle.

• Zeit und Geld: Interner Druck seitens des Top-Managements, einschließlich Budgetbeschränkungen und Einstellungsstopps, hat dazu geführt, dass interne Teams überprüfen, wie und wo sie ihre Anstrengungen einsetzen. Die Aktualität der Akten und die Einhaltung von Fristen sind nicht verhandelbar, aber angesichts des großen Arbeitsaufwands, der für die Anwaltsteams damit verbunden ist, besteht die Notwendigkeit, die Einreichung von Dokumenten im Ausland, Annuitäten/Erneuerungen, Anmeldungen und andere Arbeitsabläufe im Bereich geistiges Eigentum zu vereinfachen.
• Effizienz und Leistung: IP-Abteilungen haben möglicherweise Zugriff auf weniger Ressourcen, müssen aber dennoch die gleichen Funktionen ausführen. Mit einem schlankeren Team stehen weniger Zeit und Bandbreite zur Verfügung, und Verwaltungsaufgaben können die verfügbaren Ressourcen schnell verschlingen.
• Risiko und Qualität: Auch die Verwaltung und Pflege eines zuverlässigen Agenturennetzwerks erfordert einen erheblichen Zeitaufwand. Angesichts der Risiken, die mit Terminüberschreitungen und mangelhaften oder inkonsistenten Übersetzungen einhergehen, ist eine proaktive Qualitätskontrolle von entscheidender Bedeutung.
• Transparenz und Rechnungsmanagement: Das Kosten- und Rechnungsmanagement kann zu weiteren Problemen führen, da mehrere inkonsistente und oft verschachtelte Rechnungen abgeglichen werden müssen und das Risiko eines Balloneffekts bei den Gebühren besteht, selbst wenn eine vorab vereinbarte Gebührenordnung vorliegt.
   

Vorteile von Technologie und Automatisierung

Die Digitalisierung bietet Lösungen für all diese Herausforderungen, indem sie es IP-Abteilungen ermöglicht, die Aktenverwaltung zu zentralisieren, Arbeitsabläufe zu automatisieren, Daten zu überprüfen, Rechnungen zu analysieren und die Zusammenarbeit zu verbessern. Standardisierte und zertifizierte „technologiegestützte“ Prozesse reduzieren Risiken, verbessern die Qualität und erhöhen die Konsistenz und Produktivität. Mit einem Partner, einem Ansprechpartner, einer Anweisung und einer zu verwaltenden Rechnung sparen IP-Abteilungen Verwaltungszeit, gewinnen Transparenz über IP-Ausgaben und profitieren von den Skaleneffekten, die mit ausgehandelten Tarifen für große Volumina einhergehen.

Über die sichere IP-Services-Webplattform von Questel können Kunden beispielsweise die Bereitstellung aller Services schätzen, platzieren, verfolgen und darauf zugreifen, ohne dass zusätzliche Abonnementkosten anfallen. Diese zentralisierte Arbeitsablauf-Plattform ist vollständig in unsere Docketing- und KI-gestützten Tools sowie unseren kostenlosen Kostenverwaltungsservice integriert – und bietet vollständige Transparenz mit konsolidierter Rechnungsstellung, detaillierten Rechnungen, Pauschalpreismodellen – und das alles ohne versteckte Kosten.

Wie IP-Digitalisierung in der Praxis funktioniert: Erneuerungen

Nehmen wir als Beispiel Erneuerungen. Im letzten Jahrhundert war das Erneuerungsmanagement mit viel zeitaufwändiger manueller Arbeit verbunden. Da so viele unterschiedliche und komplizierte Rechtssysteme und Formalitäten zu verstehen und einzuhalten sind und das Risiko von Fehlern so groß ist, waren Unternehmen mit hohen Gebühren und wenig Zugang und Kontrolle konfrontiert.

Heutzutage investieren viele IP-Abteilungen immer noch unnötigen Aufwand und Kosten und investieren zu viel Zeit, Ressourcen und Budget in Verwaltungsarbeiten, die keinen Mehrwert für das Unternehmen darstellen. Mittlerweile gibt es jedoch einen klaren Trend zur Automatisierung dieses hochspezialisierten Dienstes und der Vorteile, die er mit sich bringt, nicht zuletzt, weil er einfach zu bedienen, hocheffizient, äußerst zuverlässig und viel kostengünstiger als manuelle Prozesse ist.

Digitalisierung von IP-Erneuerungen: Ein Anwendungsfall

Ein internationaler Zulieferer von Automobilbremsen mit rund 3.500 aktiven Patentfamilien wandte sich an Questel, um Unterstützung bei der Reduzierung des Verwaltungsaufwands bei der Patentrentenverwaltung und der Verbesserung der Datenqualität zu erhalten.

Durch die Ermöglichung einer vollautomatischen, sicheren (verschlüsselten) Echtzeitkommunikation zwischen seinem IP-Managementsystem (IPMS) und dem Patentrentenzahlungsdienst PAVIS/Questel konnten wir einen direkten und sofortigen Datenaustausch gewährleisten. Dadurch entfallen die manuellen Schritte, die zum Versenden von Daten oder Belegen per E-Mail und zum Protokollieren von Rechnungen erforderlich sind, was dem Kunden Zeit und Ressourcen spart. Dank der synchronisierten Datenbanken und der sofortigen Bearbeitung hat der Kunde stets Zugriff auf aktuelle Informationen zu seinen Erneuerungen.

Wir haben auch zusätzliche spezifische Anforderungen erfüllt, darunter

• → Flexibilität durch maßgeschneiderte Rechnungsformate und monatliche Rechnungsstellung;
• → Eliminierung zeitraubender Prozessschritte;
• → Flexibilität durch extrem kurze Kündigungsfristen;
• → Problemlose Einführung von PAVIS Connect mit jederzeit telefonischer Erreichbarkeit des PAVIS-Supportteams;
• → Profitieren von einfacher Berichterstattung und Budgetprognose mit nur einem Klick;
• → Verschlüsselter Datenaustausch;
• → Unterstützung eines vertrauenswürdigen Partners mit Change-Management-Expertise.

Digitalisierung der IP-Übersetzung: Auch dafür haben wir eine API

Durch die vollständige Automatisierung von Prozessen verlagert die Digitalisierung wichtige Aufgaben von E-Mails, verbessert Sicherheit, Transparenz und Kontrolle und reduziert den Arbeitsaufwand und das Fehlerrisiko. Damit IP-Abteilungen diese digitalen Tools jedoch optimal nutzen können, müssen sie auch verknüpft werden. Andernfalls müssen sie mehrere Anmeldungen verwalten oder mehrere Dateneingabeschritte durchführen.

Das IP-Services-Portal von Questel kann als eigenständige Lösung verwendet oder direkt in ein bestehendes IPMS (über API) integriert werden, um sicherzustellen, dass Daten nahtlos zwischen Systemen ausgetauscht werden. Beispielsweise haben wir einen anderen internationalen Kunden im Automobilsektor (diesmal mit rund 2.000 aktiven Patentfamilien) dabei unterstützt, einen erheblichen Einfluss auf die Effizienz und Kosteneinsparungen zu erzielen, indem wir ihm mithilfe unseres QSP und unserer umfassenden Kostensenkungslösung den Auslandseinsatz vereinfacht haben.

In der „alten“ Struktur des Mandanten reichten sie vorrangige Anmeldungen über lokale Vertreter ein, PCT-Anmeldungen über lokale Vertreter (oder eine interne Stelle) und verwalteten die nationale und regionale Anmeldung und Strafverfolgung (USA, EP, BR, KR, JP, CN ...) direkt über ihr Netzwerk ausländischer Agenturen.

Unter der neuen Struktur erbringen lokale Vertreter weiterhin die Mehrwert-Rechtsberatungsdienste (einschließlich Ausarbeitung und PCT- und nationale Strafverfolgung), aber Questel verwaltet alle administrativen und technischen Arbeiten, die für die Einreichung im Ausland erforderlich sind, einschließlich Recherche, Übersetzungen, Einreichung usw Validierungsformalitäten, Verlängerungen und Kostenmanagement (Gebührenordnung und Compliance-Management).

Der Kunde ist mit dem neuen Prozess sehr zufrieden, da die Qualität der Übersetzungen beibehalten wurde, die Einführung des neuen Prozesses relativ reibungslos verlief, das Unternehmen sich weiterhin auf sein bestehendes Netzwerk für staatsanwaltschaftliche Arbeiten verlassen kann und das Team der Rechtsanwaltsassistenten Zeit gespart und an Effizienz gewonnen hat, da es nun nur noch eine einzige Anlaufstelle für Übersetzungen und Anweisungen zur Einreichung von Dokumenten hat. Questel verwaltet nun das Agentennetzwerk im Namen des Unternehmens, kontrolliert die Kosten, konsolidiert die Rechnungen und handelt im Namen des Kunden eine globale Gebührenordnung aus.

Wir stellen fest, dass unser Kostenmanagementservice, der unseren Kunden ohne zusätzliche Kosten zur Verfügung gestellt wird, erhebliche Einsparungen bei ausländischen Anmeldungen bringt. In diesem Fall konnten wir im Vergleich zum vorherigen Prozess des Kunden eine Kosteneinsparung von 20 % erzielen.

Verwaltung geistigen Eigentums: Was ist unser Kostenmanagementservice?

Der Kostenmanagementservice von Questel ist ein umfassendes Kostenoptimierungsprogramm, das darauf ausgelegt ist, Einsparungen bei ausländischen Anmeldungen, EP-Validierungen und Übersetzungen zu erzielen.

Im Durchschnitt werden durch drei wichtige Schritte 20–30 % der externen IP-Ausgaben für Kunden eingespart (ohne offizielle Gebühren):

• 1. Rechnungsprüfung: Unser Spezialistenteam konzentriert sich in erster Linie auf Verwaltungsgebühren und prüft Ihre Patentanwaltskosten, um alle potenziellen Einsparungen über den gesamten IP-Lebenszyklus hinweg zu ermitteln.
• 2. Erstellung und Verhandlung der Gebührenordnung: Basierend auf unserer mehr als 16-jährigen Erfahrung wird unser Team eine phasenbasierte Gebührenordnung für Sie entwerfen und umsetzen.
• 3. Compliance-Überprüfung und Benchmark-Berichte: Um sicherzustellen, dass die ausgehandelten Gebühren kontinuierlich und konsistent umgesetzt werden, überwachen und prüfen wir Rechnungen und bieten detaillierte Einblicke in die Agenturgebühren.

Um herauszufinden, wie wir Ihre IP-Organisation dabei unterstützen können, IP-Prozesse zu verbessern und Kosteneinsparungen zu erzielen, kontaktieren Sie uns noch heute.

Nathalie Mantrand-Foussadier ist Regional Sales Manager bei Questel.