So stellen Sie Ihr Unternehmen auf eine neue IP -Management -Software um

Von der Schulung Ihres Teams über die Migration Ihrer Daten bis hin zur Minimierung von Störungen für Mitarbeiter und Kunden gibt es bei der Umstellung auf ein neues IP-Managementsystem (IPMS) viel zu bedenken. Glücklicherweise ist dies ein Prozess, den wir für unsere Suite der Equinox IP-Managementsoftware schon oft durchgeführt haben, wie Grace Mallinson erklärt. 

Die Migration auf ein neues IP-Managementsystem kann entmutigend sein, ist aber möglicherweise einfacher als Sie denken. Mit Benutzern in Australien, Europa, Nordamerika, Großbritannien und darüber hinaus haben wir Hunderte von Anwaltskanzleien und Unternehmen beim Übergang zu unseren IP-Management-Plattformen unterstützt – und wir haben den besten Weg gefunden, den Übergang so einfach wie möglich zu gestalten.

Die Herausforderung weniger entmutigend machen

Die Implementierung einer Softwareänderung in Ihrem Unternehmen kann eine komplexe Angelegenheit sein, egal, ob Sie fünf oder 50 Mitarbeiter haben. Sie machen sich vielleicht Sorgen darüber, wie sich Ihr Team an die Arbeit mit einem neuen IPMS gewöhnt und wie lange es dauern wird, sich daran zu gewöhnen.

Natürlich ist eine gewisse Eingewöhnungszeit erforderlich. Wir erstellen jedoch einen individuellen Onboardingplan, der darauf abzielt, diese Zeitspanne zu minimieren, sodass Sie sich bei der Verwendung des Systems sicher fühlen, wenn Sie live gehen.

Gleich zu Beginn Ihrer Implementierung erfassen wir Ihre Anforderungen, um den Umfang und die Komplexität des Projekts zu verstehen, und vereinbaren dann mit Ihnen einen Termin für die Inbetriebnahme. Daraufhin erstellen wir einen Schritt-für-Schritt-Plan, der Sie bei Ihrer internen Planung unterstützt, einschließlich einer Übergangsphase, falls erforderlich.

Wir können unseren Onboarding-Prozess zwar genau an Ihre Zeitvorgaben und Anforderungen anpassen, er umfasst jedoch normalerweise vier Hauptphasen: Konfiguration, Schulung, Datenmigration, Onboarding und fortlaufende Unterstützung. Normalerweise konfigurieren wir zuerst Ihr System, führen eine Testmigration durch, schulen Ihre Benutzer und führen Ihre endgültige Migration durch, während wir Sie gleichzeitig bei der Implementierung des neuen Tools unterstützen. Um sicherzustellen, dass wir Ihren Go-Live-Termin einhalten, überprüfen wir regelmäßig den Fortschritt im Vergleich zum vereinbarten Zeitplan.

• Onboarding

Unser engagiertes Onboarding-Team unterstützt neue Kunden während der Implementierungsphase.

Ihre Aufgabe ist es, die Implementierung unseres IPMS in Ihrem Unternehmen so einfach wie möglich zu gestalten. Dies tun wir, indem wir das System anpassen (damit Ihr Team sofort loslegen kann) und Ihnen dabei helfen, Ihre Daten aus Ihrem alten System zu formatieren und in das von Ihnen gewählte Equinox IPMS zu migrieren.

Die Anforderungen jeder Organisation sind unterschiedlich, aber unser anpassbarer Ansatz ermöglicht es uns, Sie schnell und mit minimalem Aufwand für Ihre täglichen Prozesse einzubinden.

• Systemkonfiguration

Sie haben Ihre Karriere damit verbracht, Ihren Ansatz zum IP-Management zu perfektionieren. Daher passen wir Ihr neues IPMS an Ihre Arbeitsweise an und beraten Sie gleichzeitig zu Möglichkeiten zur Optimierung Ihrer Prozesse und Arbeitsabläufe.

Von der Sprache, die Sie in Ihrem System verwenden, bis hin zu dem, was auf Ihrem Dashboard angezeigt wird, lässt sich alles steuern, sodass Ihr Team mit Ihrem System vertraut aussieht und der Übergang einfacher wird. Wir helfen Ihnen bei der Auswahl aller Tools und Funktionen, die Sie in Ihr System integrieren möchten. Es gibt speziell entwickelte Tools und API-Anschlüsse für Erneuerungen, Dokumentenverwaltung, Korrespondenz und vieles mehr.

Eine der wichtigsten Funktionen, die Sie steuern, ist Ihr Katalog voreingestellter Prozesse. Diese helfen Ihnen bei der Verwaltung Ihres Portfolios, indem sie Fristen setzen, an Aufgaben erinnern und sogar integrierte Automatisierungsfunktionen bereitstellen. Wir pflegen einen umfassenden Satz offizieller Büroprozesse aus über 40 Rechtsgebieten, die Sie per Mausklick in Ihr System importieren können. Darüber hinaus können wir Ihnen dabei helfen, Ihre individuellen Verwaltungsprozesse für Aufgaben wie die Einarbeitung neuer Projektkunden einzurichten. Unser Ziel ist es, Sie mit genau dem auszustatten, was Sie für Ihren Erfolg benötigen.

• Training

Zu Beginn können Sie sich darauf verlassen, dass unsere Experten Ihrem Team die Grundlagen beibringen! Unsere umfassende Einführung in unsere IP-Managementsysteme umfasst Schulungen, aufgezeichnete Schulungsvideos und ein eigenes Hilfecenter mit umfangreicher Dokumentation. Wir unterstützen Ihr Team beim Erlernen der Verwendung des Systems und zeigen Ihnen, wie Sie das Beste aus der von Ihnen gewählten Plattform herausholen.

Sobald Sie live sind, wird der Support fortgesetzt. Nachdem Sie das System einige Monate lang verwendet haben, möchten Sie Ihre Systemkonfiguration möglicherweise leicht anpassen oder die eine oder andere Einstellung optimieren. Unser Hilfecenter ist voller Artikel und Schulungsvideos, die Ihnen dabei helfen, und unser Supportteam steht Ihnen zur Seite, um Ihnen dabei zu helfen, das Beste aus Ihrem leistungsstarken System herauszuholen. Sie können uns jederzeit kontaktieren, wenn Sie Ihr Wissen auffrischen oder sich bei etwas Neuem beraten lassen möchten.

• Datenmigration

Unser engagiertes Data Services-Team kümmert sich um alle Arten von Datenmigrationen. Es kann Ihnen helfen, egal ob Sie Daten aus einem anderen System übertragen oder alles von Grund auf neu einrichten. Es behandelt jede Migration individuell und passt sich den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens an.

Steigern Sie die Effizienz

Wir haben Hunderten von Organisationen – vom Einzelanwalt bis zum großen internationalen Unternehmen – bei der Implementierung unserer Equinox IP-Management-Software geholfen. Wir wissen also, was uns erwartet, und werden Ihnen in jeder Hinsicht helfen.

Unsere Kunden haben eine deutliche Effizienzsteigerung festgestellt, seit sie ihr neues IPMS nutzen. Unsere Tools sind so konzipiert, dass Sie Ihr IP-Portfolio so einfach wie möglich verwalten können. Dazu bieten sie eine Reihe leistungsstarker und intuitiver Tools, praktische Integrationen und erweiterte Automatisierung.

Worauf warten Sie noch? Starten Sie noch heute

Wenn Ihre aktuelle IP-Portfoliomanagementsoftware nicht funktioniert, ist es Zeit für eine Änderung. Kontaktieren Sie noch heute unsere Fachexperten, um mehr über unsere Equinox IPMS-Tools und den Onboarding-Prozess zu erfahren und darüber, wie wir die Effizienz Ihres Teams steigern können.

Grace Mallinson ist Sales- und Onboarding-Managerin bei Equinox, einem Unternehmen von Questel.