So wählen Sie ein IPMS aus

Die Wahl eines IP-Managementsystems ist für jedes Unternehmen eine wichtige Entscheidung. Die ausgewählte Software muss nicht nur alle Ihre Anforderungen erfüllen, sondern wenn Sie vertrauliche Daten einer externen Organisation anvertrauen, ist es von größter Bedeutung, deren Sicherheit zu gewährleisten. Sam Nicholson, Geschäftsführer von Equinox, einem Questel-Unternehmen, nennt sechs Schlüsselfragen zum Vergleich von IP-Managementsystemen.

1. Wie einfach ist der Einstieg?

Die Einführung eines neuen IP-Managementsystems (IPMS) kann eine gewaltige Herausforderung sein. Ihr Unternehmen hat Jahre damit verbracht, seine Prozesse zu verfeinern und zu einer gut geölten Maschine zu machen, und die Einführung neuer Software kann neue Komplexität und Probleme mit sich bringen. Die besten Softwareanbieter führen Sie mit minimalem Aufwand durch den Onboarding-Prozess, um die Einführung so einfach wie möglich zu gestalten.

Ihr IPMS-Anbieter sollte auf Ihre Bedürfnisse eingehen und in der Lage sein, Ihre spezifischen Anforderungen zu erfüllen, einschließlich der Anpassung des Systems an Ihre Prozesse. Die besten Anbieter erklären Ihnen, wie sich ihre Software an Ihre heutigen Arbeitsabläufe anpassen lässt – und, was noch wichtiger ist, wie sie Ihre Abläufe verbessern kann. Geben Sie sich nicht mit einem Einheitsansatz zufrieden.

Wenn es an der Zeit ist, das von Ihnen gewählte System zu integrieren, sollte der Softwareanbieter den Prozess so klar und einfach wie möglich gestalten. Sie sollten eine umfassende Einweisung in das System erwarten, bevor Sie live gehen, damit Sie und Ihr Team vom ersten Tag an sicher sind, wie Sie das Beste aus der Software herausholen.

Das freundliche Onboarding-Team von Questel unterstützt Benutzer während des gesamten Prozesses, von der ersten Demo der von ihnen gewählten Equinox IP -Management -Software bis hin zu Datenmigrationen und Schulungen – und der Support endet hier nicht. Neue Benutzer können sich bei Bedarf auch an unseren Helpdesk wenden, um schnellen und zugänglichen Support zu erhalten.

2. Wie gut ist das System gewartet?

Manche Softwareunternehmen veröffentlichen jahrelang kein Update, sodass die Systeme der Benutzer langsam und anfällig sind. Updates beseitigen Fehler und sorgen dafür, dass Ihre Software reibungslos läuft. Ohne sie treten Probleme auf.

Wenn Sie sich die Palette der auf dem Markt erhältlichen IPMS-Lösungen ansehen, fragen Sie, wie häufig die Software aktualisiert wird, und ermitteln Sie die Qualität der Entwicklungsteams. Ein gutes Entwicklungsteam stellt den Benutzern so schnell wie möglich die neueste Version der Software zur Verfügung und kommuniziert, wie diese Änderungen ihrem Unternehmen zugute kommen.

Das Questel-Entwicklungsteam veröffentlicht etwa alle zwei Wochen kleine Updates, sodass Sie sicher sein können, dass Sie immer die neueste Version verwenden. Diese Updates bieten neue Funktionen, Fehlerbehebungen und Sicherheitsupdates. Gut aktualisierte Software ist sicherer und funktioniert besser, geben Sie sich also nicht mit weniger zufrieden!

3. Wie sicher sind Ihre Daten?

Sicherheit hat Priorität. Wenn Ihr Unternehmen Daten in einem IPMS speichert, sollte es sich hundertprozentig sicher sein können, dass alles in diesem System geschützt ist. Unabhängig davon, ob die Daten beim Softwareanbieter oder auf dem eigenen Server Ihres Unternehmens gespeichert sind, sollten sie sicher sein und dem Benutzer maximale Transparenz bieten.

Jedes gute IPMS verfügt über ein umfassendes Datensicherheits-Framework. Überlegen Sie, wie der Anbieter Ihre Daten speichert, einschließlich des Support-Levels, der speziell auf Datenmanagement und -sicherheit ausgerichtet ist. Verfügbarkeit ist entscheidend, fragen Sie also auch nach der Betriebszeit. Sie möchten nicht feststellen, dass Sie in einem sensiblen Moment nicht auf Ihre Daten zugreifen können.

Bei Questel haben wir ein engagiertes Data Services-Team, das für die Datenübertragung und -verwaltung verantwortlich ist, und ein sorgfältiges Operations-Team, das dafür sorgt, dass die besten Software-Sicherheitsmaßnahmen vorhanden sind. Durch die Zusammenarbeit mit Teams mit spezifischem Fachwissen können wir der Sicherheit und Verfügbarkeit Ihres Systems und Ihrer Daten die entsprechende Aufmerksamkeit widmen.

4. Haben Sie Zugriff auf dedizierten Support?

Wenn Sie Hilfe bei der Verwendung des Systems oder bei der Behebung eines Problems benötigen, muss Ihr Team darauf vertrauen können, dass es umgehend Unterstützung erhält. IP-Management ist zeitkritisch und erfordert schnelles Handeln. Wenn also zu einem ungünstigen Zeitpunkt ein Problem auftritt, müssen sich IPMS-Benutzer auf eine schnelle Lösung verlassen können, um ihr Portfolio auf Kurs zu halten.

Achten Sie auf die Qualität des Supportteams eines IPMS-Anbieters. Ist der Support verfügbar, wenn Sie ihn benötigen? Wie schnell können sie auf Ihre Anfragen reagieren? Die besten Softwareunternehmen verfügen über einen eigenen Helpdesk, der Ihnen so schnell wie möglich antworten und Ihnen bei Ihrem Problem helfen kann.

Unser engagiertes Helpdesk-Team besteht aus Experten für alles rund um Equinox. Sie kümmern sich schnell um Ihr Anliegen und arbeiten mit unserem erweiterten Team zusammen, um Ihre Probleme zu lösen. Darüber hinaus bieten wir Zugriff auf ein Multimedia-Hilfecenter mit einem umfangreichen Katalog an Dokumenten und Videos, auf die Sie unabhängig zugreifen können. So können Sie Ihr System konfigurieren und in Ihrem eigenen Tempo lernen.

5. Wird die Software Sie bei Ihrem Wachstum unterstützen?

Die globale Landschaft des geistigen Eigentums verändert sich ständig, und ein IPMS muss diese Entwicklungen im Auge behalten, um alle Benutzer zu unterstützen. Wählen Sie einen IPMS-Anbieter, der Folgendes bieten kann:

• Reaktionsschnelle Aktualisierungen des Rechts des geistigen Eigentums

Ein IP-Managementsystem basiert auf voreingestellten Workflows, die Ihre Prozesse an verschiedene rechtliche Anforderungen anpassen (manchmal auch als Rechtsdateien bezeichnet). Sie unterstützen Sie durch den IP-Managementprozess, indem sie Sie darauf hinweisen, wenn eine Aufgabe Ihre Aufmerksamkeit erfordert. Sie müssen daher regelmäßig überprüft und im Einklang mit den Entwicklungen der Gesetzgebung aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass die Fälle im System ordnungsgemäß behandelt werden.

Ein starker IPMS-Anbieter überwacht die Entwicklungen in der Gesetzgebung und stellt den Benutzern so schnell wie möglich Updates zur Verfügung. Dies zeigt, dass sein System regelmäßig gewartet wird und den Benutzern eine wichtige globale Rechtsressource bietet.

Questel verfügt über ein engagiertes IP-Services-Team, das immer auf dem neuesten Stand des internationalen IP-Rechts ist. Wenn ein Land seine Regeln ändert, werden unsere Benutzer durch regelmäßige Newsletter benachrichtigt. Sie können auch ihre voreingestellten Prozesse aktualisieren lassen, wenn diese in Kraft treten, damit ihre Fälle mit dem Gesetz in Einklang stehen. Dadurch wird Ihrem Team ein kleiner Teil der Arbeit abgenommen, sodass es sich auf die Verwaltung Ihres IP-Portfolios konzentrieren kann.

• Innovative Entwicklung

Ein vorausschauendes Entwicklungsteam erkennt die Bedürfnisse seiner Benutzer im Voraus. Wenn neue Gesetze oder Praktiken in Kraft treten, sollte Ihr Softwareanbieter diese Änderung vorhersehen und das System präventiv aktualisieren, um sie zu berücksichtigen und Verzögerungen zu vermeiden.

Als beispielsweise das Einheitspatentsystem im Juni 2023 in Kraft trat, verfügte Equinox bereits über eine Funktion, die es den Benutzern ermöglichte, ihre Fälle zu verwalten, mit integrierter Opt-out-Funktionalität .

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl Ihres IPMS, wie der Anbieter auf Veränderungen in der Branche reagiert. Kann der Anbieter Ihre Bedürfnisse antizipieren? Achten Sie auf umfassende Entwicklungserfahrung und einen innovativen Ansatz, um Vertrauen in die Langlebigkeit Ihrer Software zu gewährleisten.

• Skalierbarkeit

Wenn Ihr Portfolio wächst oder Sie neue Teammitglieder einstellen, sollte Ihr IPMS mit Ihnen skalieren. Einige Softwareanbieter begrenzen die Anzahl der Benutzer, die ein Unternehmen auf dem System verwalten kann, was es schwierig macht, wenn das Unternehmen wächst. Daher sollten Unternehmen darauf achten, einen Anbieter zu wählen, der mit ihrem Wachstum skaliert und nicht dagegen. Ein IPMS sollte bereit und in der Lage sein, ein Unternehmen beim Wachstum zu unterstützen.

„Wir fühlen uns in unserer Entscheidung für das Equinox-System von Questel als modulares IPMS bestätigt, das es uns ermöglicht, in Komplexität und Raffinesse zu wachsen, während unsere Kanzlei schnell gewachsen ist. Mit Equinox Law Firm können wir Workflows einrichten, die skalierbar sind und gleichzeitig in dem kleineren Maßstab funktionieren, in dem unsere Kanzlei angefangen hat.“
David Müller-Wiesner, Marken- und Patentanwalt und Gesellschafter bei GLMR

Die Equinox-Software von Questel ist vollständig skalierbar. Unser IPMS hält nicht nur mit dem Wachstum Ihres Unternehmens Schritt, sondern hilft Ihnen auch, dieses Wachstum fortzusetzen. Viele Benutzer haben einen nahtlosen Übergang erlebt, als sie neue Mitarbeiter einstellten und neue Kunden gewannen.

6. Wie anpassungsfähig und zugänglich ist das System?

Sie haben Jahre damit verbracht, Ihre IP-Managementprozesse zu perfektionieren, und Ihre Software sollte Ihren Anforderungen entsprechen. Besser noch, sie sollte Ihre Fähigkeiten verbessern und Ihre Wirkung maximieren. Um sicherzustellen, dass Sie die beste Wahl treffen, achten Sie auf:

• Umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten

Jeder IP-Experte arbeitet anders als der andere. Die Unterschiede reichen von der Terminologie in seinen Prozessen bis hin zur Art und Weise, wie er mit Kunden oder der Unternehmensleitung kommuniziert. Ihr Unternehmen ist anders als jedes andere. Warum also mit einem universellen Ansatz zufrieden sein?

Wählen Sie beim Einführen eines IPMS eines, das in Ihre vorhandenen Prozesse passt und diese verbessert, anstatt Ihr Team zu einer Anpassung zu zwingen.

Die Equinox-Software von Questel wurde entwickelt, um die Prozesse zu verbessern, die Sie bereits verwenden. Im Rahmen des Onboarding-Prozesses nehmen wir uns die Zeit, zu überlegen, wie Organisationen bereits arbeiten, und zu untersuchen, wie wir das System konfigurieren können, um ihre Prozesse zu verbessern. Dies geschieht, indem wir Ihnen dabei helfen, voreingestellte Prozesse aus unserem umfangreichen Katalog auszuwählen und hochzuladen, und kann sich auf so kleine Details wie die Änderung der in der Systemschnittstelle verwendeten Terminologie erstrecken. Ihr IPMS sollte so viele Änderungen wie möglich vornehmen, um sich an Ihre Praktiken anzupassen und diese zu verbessern.

• Softwareintegration

Von E-Mails bis hin zu Rechnungen verlassen sich IP-Experten bei ihrer Arbeit auf eine breite Palette von Softwaresystemen. Das von ihnen gewählte IPMS sollte sich nahtlos in diese Systeme integrieren lassen, um die Bearbeitung eines Falls so einfach wie möglich zu gestalten. Unsere Equinox-Software ist vollgepackt mit Integrationen.

Mit dem Microsoft Office-Plugin können Sie Vorlagen und Originaldokumente erstellen, bearbeiten und in Ihrem System speichern, wobei alles mit dem entsprechenden Fall gespeichert wird. Wir haben auch praktische E-Mail-Integrationen, mit denen Sie E-Mail-Vorlagen erstellen und Benachrichtigungen ganz einfach automatisieren können. Sie können auch Ihre beliebten Finanz- und Buchhaltungsdienste, darunter Xero, Sage und Billtrader, zur Verwaltung integrieren.

Ebenso wichtig ist, dass unser Equinox IPMS auch nahtlos mit einer großen Palette an IP-Management-spezifischen Diensten zusammenarbeitet, darunter dedizierte Konnektoren für unsere Patentverlängerungen , Markenverlängerungen , Software zur Markenfreigabe und -überwachung , Patentdaten und das IP Services Portal.

• Erreichbarkeit und Verfügbarkeit

Ein IPMS sollte einfach zu bedienen und von überall aus verfügbar sein. Ein Cloud-basiertes und über einen Browser zugängliches System ist die beste Option, da es von einer Vielzahl von Geräten aus zugänglich ist und kein zeitaufwändiger Software-Download erforderlich ist. So kann Ihr Team schneller auf das System zugreifen und bei Bedarf reagieren. Auch für die Heimarbeit ist es viel einfacher, da Sie sich nicht um Remote-Desktops kümmern müssen.

Die Softwareschnittstelle sollte leicht verständlich und leicht zu bedienen sein. Ein modernes, klares und klares Design Ihrer Software scheint im Vergleich zu anderen Faktoren vielleicht keine große Priorität zu haben, aber wenn Sie und Ihre Kollegen das IPMS täglich verwenden, ist eine einfache Bedienung der Software ein Muss.

Wichtige Dinge, die Sie bei der Auswahl eines IPMS beachten sollten

Es ist besser, ein IP-Managementsystem einzuführen, das sich an Ihre Arbeitsweise anpassen lässt. Ihr Unternehmen hat Jahre damit verbracht, seine Praktiken, Methoden und Ansätze für das IP-Management zu verfeinern. Ihr IPMS sollte Ihre Arbeitsweise verbessern und Ihr Team nicht in ein Einheitssystem zwingen.

Wenn Sie wachsen, sollte das von Ihnen gewählte IPMS mit Ihnen wachsen. Bedenken Sie, wie lange Sie die Software nutzen werden. Wenn Sie neue Mitarbeiter oder Kunden aufnehmen, sollten Sie sicher sein, dass die von Ihnen verwendete Software bereit und willens ist, Ihren Erfolg zu unterstützen und zu beschleunigen.

Ihr IPMS-Anbieter sollte am Puls der Branche sein und Ihre Bedürfnisse antizipieren. Sie sollten sich darauf verlassen können, dass Ihre Software mit den Anforderungen aller Rechtssysteme, in denen Sie tätig sind, übereinstimmt, indem das System und seine voreingestellten Prozesse regelmäßig aktualisiert werden. Da die Rechtstechnologie immer stärker integriert wird, muss Ihr IPMS dieser Entwicklung folgen und so viele Integrationen wie möglich mit anderen von Ihnen genutzten Diensten umfassen.

Insgesamt sollten Sie bei der Auswahl eines IPMS die Qualität Ihrer Erfahrungen mit der Software berücksichtigen, vom ersten Kontakt mit dem System bis hin zu dem Zeitpunkt, an dem Sie Support benötigen. Wählen Sie einen Anbieter, bei dessen Service Sie vom ersten Tag an Vertrauen haben.

Weitere Informationen zu unserer Equinox IP -Management -Software erhalten Sie in unserem E-Book „ Drei entscheidende Trends in der IP-Management-Technologie “. Vereinbaren Sie noch heute einen Telefontermin mit unseren Fachexperten, um zu besprechen, wie unser intuitives System für Ihr Unternehmen funktionieren könnte .